Videokonferenser avser någon levande videokommunikation mellan två eller flera parter på två eller flera separata platser. Dessa videoanslutningar innehåller i allmänhet även live-ljud och text. Videokonferenser kan leda till teknologisk komplexitet från statiska bilder, åtföljd av text till högkvalitativt video och ljud. De enklaste versionerna kan bara ansluta två platser, men de mer sofistikerade versionerna kan ge överföring mellan tre eller flera platser samtidigt.
Ändamål
Huvudsyftet med videokonferenser är att möjliggöra ansikte mot ansikte kommunikation mellan två eller flera personer på olika platser. Det är ett populärt alternativ till telefonkonferenser för företag och ger enskilda användare ett billigt kommunikationsmedel med avlägsna vänner och familj. Microsoft har gjort sin egen videokonferensprogram, NetMeeting, tillgänglig för gratis nedladdning och som en del av olika Windows-operativsystem. Vissa indikationer tyder på att videokonferenser någonsin kan förmörkas mer traditionella kommunikationsmetoder.
Kostnadsfördelar
Den primära kostnadsfördelen för företag som tillhandahålls av videokonferenser är minskningen av resekostnaderna för arbetstagare. Personliga möten mellan anställda från flera platser kan ofta kräva mycket resande från en eller flera anställda. Deras resekostnader, samt kostnaden för rum och styrelse vid behov, debiteras till arbetsgivaren. Videokonferenser möjliggör möten utan ansikte, utan resans nödvändighet.
Vinstförmåner
Videokonferenser erbjuder också möjligheten till ökad vinst för företagen också. Företag som hanterar starkt kundservice kommer ibland att erbjuda videokonferenser som ett valfritt alternativ till en grundläggande kundsupportrad. Detta gör det möjligt för kundservicerepresentanter att kommunicera visuellt med kunder och lägga till icke-verbala element i dialogen som kan bidra till att skapa en större känsla av förtrogenhet och komfort för kunden. I vissa fall gör det också möjligt för kunderna att visa snarare än att förklara karaktären av deras problem.
Andra fördelar
Det finns flera andra affärsmässiga fördelar för videokonferenser. Videokonferenser kan underlätta möten och till och med långsiktigt grupparbete mellan avlägsna anställda eller företag som annars skulle ha varit för långt borta för att göra regelbundna resor kostnadseffektiva. Det gör det också möjligt för användare att dela filer, program och andra uppgifter som behövs för vilket gruppprojekt som ska arbeta. Den ansikte mot ansikte kommunikation hjälper affärskontakter och medarbetare att skapa en känsla av gemenskap, även mellan parter som aldrig fysiskt kan träffas.
