Grundläggande redovisningsfunktioner är inte bara viktiga livskunskaper. De är kritiska för en korrekt förvaltning av ett företag. Noggrann registerföring är nödvändig för att säkerställa överensstämmelse, kunna illustrera tillväxt och framsteg över tiden och vara ansvarig för företagets investerare eller utlåningsinstitut. Det är alltid viktigt att veta hur mycket pengar som spenderats, för vad och när. Att ha denna information till hands och lagras på ett organiserat sätt gör det enkelt för företag och grupper att veta vad som fungerar ekonomiskt och vad som kan behöva förändras för att säkerställa förbättringar i framtiden.
Översikt över redovisningens funktioner
De tre huvudfunktionerna för redovisning är:
- Insamling och lagring av data avseende ett företags finansiella verksamhet. Informationen samlas in från källdokument, registreras först i tidskrifter och skickas sedan till ledgers, antingen manuellt eller med bokföringsprogram.
- Att tillhandahålla information som kan användas för ledningsrapporter, bokslut, strategisk planering och beslutsfattande.
- Att tillhandahålla kontroller som effektivt, effektivt och korrekt registrerar och bearbetar data.
Redovisning i affärsverksamhet
Redovisning spelar en viktig roll i affärer. Omfattande registerföring säkerställer möjligheten att tillhandahålla exakta finansiella rapporter, vilket kan krävas vid en revision, för kvartalsrapporter till investerare eller utlåningsinstitut. Allt från årliga eller kvartalsvisa skatteansökningar till revisioner och ansökningar om kredit kommer sannolikt att kräva detaljerade finansiella rapporter. Det är bara genom att upprätthålla noggranna redovisningsuppgifter att denna information kan vara tillgänglig när det behövs.
Att kunna analysera aspekter av företagets ekonomiska hälsa som kassaflöde, lönsamhet och utestående lån är en viktig del av att driva ett företag. Med den här informationen kan chefer eller ägare avgöra vad som fungerar för deras verksamhet och vad som inte är, samt vilka områden de kan arbeta för för att förbättra företagets övergripande ekonomiska hälsa framöver.
En särskild typ av redovisning som kallas förvaltningsredovisning är särskilt användbar för företagsledare. För hantering av bokföring är revisorerna särskilt uppdragna att förbereda finansiella rapporter som hjälper ledare att fatta viktiga beslut för att styra bolagets framtid. Detta skiljer sig från finansiell redovisning i att förvaltningsrevisorer ger vägledning om hur man driver ett företag. Å andra sidan ger finansiella revisorer rapporter som visar hur väl verksamheten drivs. Sammantaget följer både ledande och finansiella revisorer samma gyllene regler för redovisning och måste följa samma branschstandarder och allmänna redovisningsprinciper.
Vad är de viktigaste funktionerna hos en revisor
Om du är intresserad av en karriär inom redovisningssektorn kanske du undrar, vilka är de viktigaste funktionerna hos en revisor? Revisorer är väsentliga för företag av alla storlekar och typer, eftersom de är ansvariga för insamling, noggrannhet, registrering, analys och rapportering av företags finansiella information. Ibland tjänar revisorerna i en stor administrativ roll, tar information från finansiella dokument och lägger in den i tidskrifter eller bokföringsprogram. I andra fall fungerar revisorer som rådgivare till företaget, analyserar finansiella poster och föreslår tillvägagångssätt som affären kan ta för att spara pengar eller för att uppmuntra till tillväxt. Större företag kan ha hela redovisningsavdelningar, med anställda som fyller i dessa roller. I vissa fall kan småföretag lägga ut sina revisorer. Detta är möjligt eftersom de grundläggande reglerna för redovisning inte varierar från bransch till industri eller bland företag.
Oavsett affärsverksamheten är vanligtvis uppdragsgivare att samla, organisera och underhålla bolagets finansiella rapporter. En viktig del av denna uppgift är att se till att dokumenten sammanställs inom ramen för lagen och branschbestämmelser. För företag med många filialer och revisorer i varje, är det också skyldig revisor att se till att företagens redovisningsorganisationssystem och -standarder är hedrade också. Det är viktigt för konsekvensen att hela företaget upprätthåller sina register på samma sätt.
Revisorer kan vara skyldiga att förbereda skatteformulär kvartalsvis eller årligen, beroende på företagets behov. Beroende på företagets storlek kan någon i den här rollen även ta på personalfunktioner och hantera distributionen av årsskattehandlingar till anställda. Många redovisningsavdelningar är också ansvariga för att förbereda personalkassa.
Om ett företag använder externa certifierade revisorer, skatteexperter eller finansiella rådgivare kan det vara företagets revisors roll att koppla samman med dessa entreprenörer. Personalrevisorn kan behålla ytterligare poster, organisera nödvändiga bokslut före möten eller fungera som företagets företrädare i möten med entreprenörerna. Revisorer hjälper också till att göra viktiga ekonomiska beslut.
Gyllene bokföringsregler
Varje kurs i studierna kommer att be studenterna svara på den grundläggande frågan, vilka är de gyllene reglerna för redovisning? Det finns tre huvudprinciper som lärs ut och anses vara de gyllene reglerna. Det innebär att de är konsekventa över företag och branscher. De ändras inte, oavsett företagets särdrag.
För att förstå de gyllene reglerna för redovisning måste du först förstå dubbelbokningssystemet för bokföring. Varje finansiell transaktion kommer, enligt detta system, av nödvändighet att påverka minst två konton från kontotabellen. Till exempel, om en kund betalade för en stor order av T-shirts som kostar $ 1000, skulle du debitera inkomstkategori med $ 1000. Det tidigare utestående beloppet för skjortorna skulle emellertid också vara upptaget under kundfordringar. Därför skulle en revisor behöva kreditera den kategorin med $ 1000.
Den första gyllene regeln följer denna princip och säger att du alltid debiterar mottagaren och kreditgivaren i varje transaktion.Detta gäller i fråga om personliga konton, som kan definieras som konton avseende en individ, ett företag eller en institution. Genom att konsekvent följa denna princip bör du alltid göra två poster för varje finansiell transaktion.
Den andra gyllene regeln för redovisning anger att du borde betala vad som kommer in och kreditera vad som går ut. Detta är i huvudsak detsamma som regel nummer ett, men det används inte för personliga konton. Istället gäller den här regeln när det gäller reala konton som börjar med en debetbalans. Verkliga konton är balansräkningskonto inklusive tillgångar som kassa, kundfordringar och byggnader, skuldkonton som leverantörsskulder och löner och eget kapitalkonton som stamaktie och kvarhållen vinst. Så i det tidigare exemplet skulle revisorn debitera inkommande pengar. Om företaget däremot spenderade pengar för att köpa varor, skulle denna transaktion betraktas som en kredit till företaget.
Den tredje gyllene regeln för bokföring gäller nominella konton, som de som gäller kapital. De kan inkludera allt som är relaterat till intäkter och kostnader, såsom uthyrning, rabatter, osäkra fordringar och provisioner. Den tredje regeln säger att du måste debitera alla kostnader och förluster och kreditera alla inkomster och vinster.
Grunderna för redovisning
Om du hoppas att lära dig om redovisning, eller om du vill skapa ett grundläggande redovisningssystem för ditt småföretag, finns det några väsentliga saker du behöver bekanta dig med. Traditionellt gjordes finansiell rekordhantering manuellt. Boken som används för att spåra finansiella transaktioner kallas en tidskrift. Idag kanske du föredrar att använda bokföringsprogram, men termen "journal" visas fortfarande ofta, även i elektronisk redovisning. Dessutom är de grundläggande principerna samma.
En transaktion är en finansiell händelse som måste dokumenteras. Du spårar transaktionsbeloppet tillsammans med datumet det inträffade, en beskrivning och det konto som debiteras eller krediteras.
Ibland kan ett företag använda flera tidskrifter för att spåra transaktioner relaterade till olika konton. Exempelvis kan en kontanterkvittotid användas för att organisera din lista över pengar som kommer in, medan en kontantutbetalningsjournal kan användas för att registrera medel som går ut. En kontoutbetalningsjournalen är densamma som ett kontrollbokregister.
För att förbereda sig för en eventuell revision och att hålla rena böcker, bör du alltid använda ett separat kontokort eller kreditkort för affärstransaktioner. Att blanda personliga och företagskonferenser gör inte bara rekordhanteringen mer komplicerad, men kan också höja röda flaggor under en revision.
Redovisning bygger på ett diagram över konton för dess ramverk. Denna lista över kategorier av intäkter och utgifter inkluderar till exempel tillgångar, skulder, ägarens eget kapital, intäkter, kostnader för sålda varor (ej tillämpliga på ett serviceföretag) och driftskostnader. Övriga inkomst- och kostnadskonton läggs till efter behov.
Vid spårning av finansiella transaktioner ska varje transaktion kategoriseras enligt dess typ. Årsredovisningar innehåller vanligtvis endast summan av varje kontokategori, i stället för enskilda transaktioner. En månads-, kvartals- eller årsredovisning som balansräkningen inkluderar till exempel de totala tillgångarna, de totala skulderna och det erhållna kapitalet.
När räkenskapsredovisningen är upprättad representeras bolagets stat i balansräkningen. Det är som en ögonblicksbild av ett företags ekonomiska hälsa vid en viss tidpunkt. Tillgångar är antingen materiella eller immateriella saker som affären äger, såsom kontanter, kundfordringar (pengar till kunderna), investeringar, byggnader, mark, utrustning eller andra tillhörigheter. På skuldsidan är skulden vad företaget är skyldigt för andra som lån, kreditkortsräkningar eller inteckningar. Eget kapital eller kapital, den tredje kategorin i balansräkningen speglar företagets investeringar i verksamheten och eventuella vinster eller förluster för verksamheten sedan det började. De tre kategorierna måste balansera, så tillgångarna måste vara lika med ägarens eget kapital plus skulder.
Övriga redovisningskategorier ingår normalt inte i storskalig rapportering. Intäkter, kostnader för sålda varor och rörelsekostnader redovisas emellertid i företagets huvudbok, som består av balansräkningen på varje konto som spåras av företaget. Intäkter eller intäkter är de medel som förvärvas av verksamheten från försäljning av varor eller tjänster. Om företaget producerar varor istället för att sälja tjänster registreras kostnaden för produkten och kallas kostnaden för sålda varor. Driftskostnaderna, kostnaderna för att driva verksamheten från dag till dag, registreras också och inkluderar bland annat verktyg som värme och vatten för kontor, internettjänster eller hyra.
Utöver balansräkningen är resultaträkningen eller resultaträkningen (P & L) ett väsentligt finansieringsredovisning som visar intäkter minus kostnader med den därmed resulterande nettoresultatet eller förlusten.
Det är viktigt att ha en skicklig revisor oavsett vilken typ av verksamhet du är i eller vilken bransch. Från frågor om överensstämmelse och reglering till dagliga och långsiktiga vägledningar analyserar revisorer de mest komplicerade ekonomiska aspekterna av ett företag och ger viktiga råd. Revisorer kan berätta vad som går bra i ditt företag och varna dig om vad som ska ändras för att säkerställa maximal tillväxt. Alla företag måste prioritera redovisning, oavsett om de bara har en dedikerad anställd, en entreprenör eller ett helt team av ledning och finansiella revisorer.
