Den internationella organisationen för standardisering (ISO) ISO 9000 kvalitetshanteringsstandarder dikterar dokumentationskrav som en organisation måste följa för att erhålla ISO-certifiering. Dessa krav inkluderar dokumentation av organisationens kvalitetspolicyer och mål, publicering av en kvalitetsmanual och skriftliga rutiner som anger hur dokument och register ska kontrolleras och granskas. ISO-granskningsprocessen kräver att din organisation bevisar viss rekordhantering. För att upprätthålla dina uppgifter för en snabb och effektiv revision bör du registrera dokumenten enligt klausulen i ISO 9001-dokumentationskraven.
Ladda ner en kopia av ISO: s riktlinjer för dokumentationskrav för ISO 9001-överensstämmelse. Riktlinjerna innehåller en lista över alla dokument som måste produceras för att uppfylla kraven i ISO 9001. Bilagan i slutet av riktlinjerna innehåller en lista över relevanta klausuler i ISO 9001-standarderna som anger specifika dokument som måste upprätthållas.
Samla in och märk dokument som gäller anställdas information. ISO9001-standarderna dikterar att personalens översyn av ledningen och informationen om personalutbildning, utbildning, kompetens och erfarenhet måste dokumenteras. Ledningsgranskningshandlingar ska kodas som tillfredsställande klausul 5.6.1, medan anställningshistorier ska kodas som uppfyllande klausul 6.2.2 e).
Kod dokument som innehåller generell produktinformation. Dokumentation av resultaten av varje produktionsprocess som inte kan verifieras genom efterföljande övervakning bör kodas enligt klausul 7.5.2 d). Dokumentation som beskriver produktens unika identitet ska kodas som uppfyllande klausul 7.5.3, medan dokumentation om förlorad eller skadad egendom uppfyller kraven i punkt 7.5.4. När en produkt släpps ska dokumentation av de personer som ansvarar för godkännande av utsläpp av produkten lämnas in enligt klausul 8.2.4.
Koddokument som innehåller information om produktrealisering, granskning, design och utveckling. Dokument avseende produktdesign och utveckling uppfyller klausul 7.3.2 till 7.3.7; granska bilagan i riktlinjerna för den specifika klausulen som du ska använda för att koda varje dokument. Eventuella dokument som visar att organisationens produktrealiseringsprocess uppfyller kraven i ISO 9001 bör lämnas in enligt punkt 7.1 d), medan översynen av produktkraven bör kodas enligt klausul 7.2.2.
Koda eventuella dokument som ger en utvärdering av organisationens leverantörer. Dessa dokument ska kodas som uppfyller ISO-klausul 7.4.1.
Koddokument som validerar kalibreringen av mätutrustning enligt avsnitt 7.6. Om det inte finns några mätstandarder, ska dokument som utgör grunden för dina mätningar kodas enligt avsnitt 7.6 a).
Samla en fil som innehåller alla dokument relaterade till internrevision. Resultaten av eventuella interna företagsrevisioner bör lämnas in under punkt 8.2.2. Om några avvikelser upptäcks ska de lämnas in enligt punkt 8.2.4. Resultaten av korrigeringsåtgärder som följer av en revision bör dokumenteras enligt punkt 8.5.2 e), medan resultaten av eventuella förebyggande åtgärder som anses nödvändiga bör lämnas in enligt punkt 8.5.3 d.
