I företag som upplever hög samtalsvolym finns det få verktyg som är lika viktiga som telefonkössystemet. En kö är en samtal av samtal och genom att dirigera samtal automatiskt till lämplig person eller avdelning, kan köen eliminera behovet av en receptionist.
Hur de arbetar
Ett telefonkössystem är ett tillägg till ett multilinalt telefonsystem som tillåter att samtal hålls kvar tills en telefonagent är redo att hantera samtalet. Den som ringer i kösystemet upplever en väntan och agenter som fält samtal tar emot dem en åt gången. Agenterna kan också se hur många samtal som väntar och hur länge. Många telefonkössystem integreras med företagets datorsystem, vilket gör det möjligt för agenter att bedriva detaljhandel eller annan bearbetning, spåra den data tillsammans med information om typen av telefonsamtal.
Fördelar för företag
Att ha ett kösystem för din företags telefon hjälper till att minska risken att missa ett samtal. Intelligenta telefonkössystem distribuerar samtal enligt företagsparametrar som ställts in av datorer och till och med samlar in data på dem. Ett telefonkössystem kan ge en lista över menyalternativ som gör det möjligt för en ringer att dirigeras på lämpligt sätt utan mänsklig inblandning.
Rapporteringsfunktion
Telefonkössystem, vanligtvis kallade ACD eller automatiska samtaldistributionssystem, tillåter företag att köra rapporter om sin samtalsvolym, vilket innebär att verksamheten kan lära sig mycket om samtalen som kommer in i callcenter. Samlar data om när samtal kommer in, hur länge samtalarna förblir kvar i väntan innan de läggs på, hur länge det genomsnittliga samtalet varar och vad som vanligt händer tillåter företagen att hantera sina bemannings- och redraft call agent-skript.
