Oavsett om du driver ett välgörenhetsorganisation, kaster årliga semestern eller startar ett nytt träningspass och behöver en konsult är uppmaningsbrev ett primärt instrument för att locka hjälp. Affärsrekommendationer bör vara spetsiga och koncisa, innehållande all relevant information som din mottagare kommer att behöva fatta beslut och agera. Dessutom behöver du veta uppmaningslag i ditt område för att säkerställa att allt är överbord.
Identifiera målet med ditt brev. Uppmanar du donationer eller söker offert för ett kontraktsarbete? Anmälningsbrev används ofta av enheter som välgörenhetsorganisationer som söker donationer eller företag som söker offerter från potentiella leverantörer för en viss händelse, ett initiativ eller ett program. Gör en omfattande lista över tillämpliga enheter till vilka du vill skicka brevet och se till att de uppfyller kriterierna för de tjänster du söker.
Beskriv de relevanta detaljerna. För att få det bästa svaret bör ditt brev innehålla specifika referenser till de tjänster du söker. Dessa uppgifter inkluderar datum och tid för händelsen eller projektet och de uppgifter som krävs. Brevet bör också uttryckligen begära ett pristillägg från mottagaren att utföra de begärda uppgifterna. Om det här är en insamlingsinsats för en välgörenhetsorganisation, var öppen med att du begär pengar. Du bör också illustrera den minsta eller normala donationen du förväntar dig. Om du inte har en minsta donation kan du också inkludera den informationen.
Lägg till förmåner. Berätta för företaget i brevet vilka fördelar han kommer att härleda från sitt deltagande i din insats. Förmåner kan innefatta någon form av publicitet för hans verksamhet eller organisation eller offentligt erkännande av sina handlingar. Inkludera vilken typ av publicitet detta kommer att vara, var det kommer att visas och för vilken tidsram.
Gör prosa klart. Brevets innehåll och stilering ska vara tydligt, koncist och respektfullt. Undvik blommigt språk och besvärlig mening och stycke struktur. Respektera det faktum att din avsedda publik är upptagen och vill läsa igenom materialet med effektivitet och enkelhet.
Var medveten om lokala upplysningsloven. Många stater har lagar om uppmaning av företag eller pengar. Till exempel kan en välgörenhetsorganisation vara skyldig att registrera sig formellt med staten innan brev av detta slag kan distribueras. Käkt uppmärksamhet på dessa frågor kommer inte bara att få ditt projekt på lagligt sätt, men kommer också att spara dig stora huvudvärk med statliga och lokala tjänstemän. Börja med din statskompetentbyrå för att fastställa dina rättigheter och ansvarsområden.
