Som företagsägare är det ditt ansvar att hålla reda på din ekonomi och betala skatt i tid. Beroende på dina önskemål kan du göra egen redovisning, anställa en professionell eller utse någon i din organisation för att hantera detta jobb. Oavsett vilket alternativ du väljer, ta dig tid att bekanta dig med de olika bokföringssystemen där ute. Se till att du har en tydlig förståelse för skillnaderna mellan enkelsystem och dubbeltillgångssystem förutom manuella och datoriserade bokföringsprogram.
Vad är ett redovisningssystem?
Det finns olika typer av bokföringssystem, och alla har särdrag. Men de har alla en gemensam avsikt: att hantera en företags ekonomiska verksamhet, såsom intäkter, kostnader och skulder. I den digitala tidsåldern använder de flesta revisorerna sofistikerade system med försenade betalningspåminnelser, avancerade rapporteringsmöjligheter, automatiserade dataut säkerhetskopior, molnbaserade tjänster och mer.
Utan ett redovisningssystem skulle du ha svårt att få dina böcker redo för månadsvis och årlig rapportering, hålla reda på dina dagliga utgifter och bedöma företagets ekonomiska resultat. Manuella beräkningar är föråldrade och utsatta för mänskliga fel. Datoriserade bokföringssystem, å andra sidan, är korrekta och gör allt mycket enklare. Du eller ditt lag sparar tid och pengar och förhindrar dyra misstag.
Dessa program kan hantera alla typer av bokföringsinformation och generera detaljerade rapporter. Du kan använda dem för att beräkna lön som betalas och betalas till anställda, registrera transaktioner, kontrollera kreditomsättningsförhållanden och processdata relaterad till försäljning, löneförteckning, inventering och andra viktiga aspekter av ditt företag. Vissa redovisningssystem är utformade för småföretag och frilansare, medan andra vädjar till stora företag, myndigheter eller specifika branscher.
Typer av redovisningsprogramvara
Välja ett bokföringssystem beror på din budget, preferenser och affärsstorlek. De fyra huvudtyperna av finansiella mjukvarusystem innefattar:
- Single-entry system
- Dubbelinspelningssystem
- Manuella bokföringssystem
- Datoriserade bokföringssystem
Dessa kan brytas upp i flera andra kategorier, till exempel molnbokföringsprogramvara, anpassad bokföringsprogramvara, programvara för företagsresursplanering, kommersiell off-shelf-mjukvara och mer. De senaste programmen har marknadsförings- och försäljningsautomationsmöjligheter, obegränsad fakturahantering, lönemoduler och andra avancerade funktioner. Deras tillämpning i redovisning går utöver att spåra din dagliga finansiella verksamhet.
Single-entry-system är det mest grundläggande alternativet. Som namnet antyder registrerar de varje transaktion med en enda post i bokföringen. Denna metod är lätt att använda och kräver ingen utbildning i redovisning. Det vädjar till små företag med låg aktivitet. Nackdelen är att den är utsatt för fel och spårar inte kundfordringar, skulder, skulder och mer.
De flesta typer av finansiella programvarusystem idag, inklusive de som är avsedda för små företag, använder dubbel bokföring. Det innebär att varje transaktion kommer att involvera minst två konton, vilket möjliggör mer korrekt rapportering och aktuell feldetektering.
Manuell vs datorerad bokföringssystem
Båda typerna av bokföringssystem är baserade på samma principer. Manuell redovisning är emellertid tidskrävande och innebär mer pappersarbete. De som använder den måste utarbeta rapporter om finansiella rapporter, beräkna försöksbalanser, registrera transaktioner i fysiska register och så vidare. Eftersom allt är gjort manuellt finns det en högre risk för mänskligt fel.
Datoriserade system, å andra sidan, registrerar finansiella transaktioner elektroniskt och kan effektivisera din verksamhet. Användare kan välja att visa data i olika format, lagra det i molnet och komma åt det på språng. Exempel är FreshBooks, Zoho Books, FreeAgent, QuickBooks, Xero och ActivityHD.
Beroende på din nisch kan du också välja branschspecifika bokföringssystem, såsom Sage 300 Construction and Real Estate, Abila MIP Fund Accounting eller Sage Fixed Assets. Många program är speciellt utformade för sjukvårdsinrättningar, tillverkningsföretag, ideella organisationer och andra typer av organisationer.
