Screening-samtal är en konst. Inte bara måste du veta vilka samtal till skärmen och vilka som ska genomföras, men du måste ha tillräckligt med finess för att omdirigera direkt uppringningar eller begära att uppringaren försöker igen senare. Färdigheter som är nödvändiga för denna uppgift är att ha möjlighet att ta detaljerade meddelanden och återstår organiserade nog för att fila, följa upp eller distribuera dessa meddelanden effektivt.
Få relevant information
När du besvarar ett samtal, få så mycket relevant information från den som ringer som möjligt. Notera anroparens namn och företag och namnet på den person som ringts. Försök att bestämma typen av samtalet. Fråga bara, "Kan jag säga till Mr. X vilken typ av samtal du har?" Detta hjälper dig att avgöra om Mr. X vill ta samtalet.
Gör visdomskall
Om du vet att Mr. X inte tar samtal från advokater, kan du med vederbörlig uppmärksamhet informera den som ringer till den här uppringaren och avsluta uppropet på ett rättvist sätt. Om du får ett kallt samtal från en affärsförbund, fråga herr X om han vill ta samtalet. Om han inte gör det, säg sedan artigt att herr X är otillgänglig och ta ett detaljerat meddelande.
Gör inte tomma löften
Om du är osäker på om personen som ringas kommer att ringa tillbaka, ta inte friheten att lova ett sådant återkommande samtal. Kom bara ihåg när du pratar om att ditt jobb är att få så mycket information som möjligt från den som ringer. Vad som händer utöver den punkten är inte din oro. Screening-samtal innebär helt enkelt att genomföra förhandsgodkända uppringare och ta meddelanden till alla andra.
