Att adressera en affärsbrev till en person är relativt enkel. Du skriver personens namn och adress med hjälp av U.S. Post Office-formatet och följer upp med "Kära Mr / Ms / Ms." När du behöver adressera flera mottagare i samma affärsbrev blir sakerna mer komplicerade. Beroende på mottagarens plats kommer du antingen att adressera varje mottagare individuellt eller använda "kol kopi" notationen - "cc" - längst ner i brevet.
Flera personer, samma adress
När du adresserar flera mottagare i samma organisation behöver du inte upprepa adressen flera gånger. Skriv bara namnet och titeln på varje mottagare följt av den enskilda företagsadressen. Det borde se ut så här:
Mary Harris, VD
Robert Martinez, direktör för anläggningar
Dr Philippa Bennett-Price, finansdirektör
Acme Limited
123 Acme Street
Lexington, KY 40505
Din hälsning bör sedan ange namnen i samma ordning som adressen följt av ett kolon (":"), till exempel "Kära fru Harris, Martinez och Dr. Bennett-Price:" Skriva "Kära Mary, Robert och Philippa: "är helt bra om du är på förnamn. Det är tillmötesgående att skicka ett separat brev och kuvert till varje person, så skriv och skriv en original kopia för varje mottagare.
Flera personer, Olika adresser
När samma brev ska gå till flera mottagare på olika platser, får varje person en individuellt adresserad brev. Ange att du har skickat brevet till andra personer genom att sätta "cc:" längst ner i bokstaven under underskriftslinjen, följt av namnen på de andra mottagarna i alfabetisk ordning. "CC" står för kolkopi, som refererar till kolpapperset som användes för att göra ytterligare kopior av dokument före kopiörens uppfinning - idag använder vi frasen "artighetskopia". Var noga med att ändra linjen "cc:" i varje brev så att varje mottagare vet vem alla andra mottagare är. Inkludera deras adresser om det här kommer att vara till hjälp för din mottagare.
När det finns många adressater
När du har många mottagare som medlemmar i en kommitté kan det vara mer lämpligt att förbereda ett enstaka brev till gruppen och placera ett distributionsblock i slutet av brevet. Det är acceptabelt att hälsa större grupper som en grupp människor, till exempel "Kära Investor Relations" eller "Kära Styrelseledamöter." Om brevet distribueras internt inom din egen organisation, är det bra att använda den informella hälsningen "Kära alla."
Ett försiktighetsord
Medan det finns en viss etikett för adressering av brev till flera mottagare finns det inga hårda och snabba regler. Ditt företag kan ha sin egen stil som kanske följer de traditionella standarderna. Konsistens ger ett bra intryck av ditt varumärke, så kontrollera att alla dina anställda följer samma stil i varje företags kommunikation.
