Med en policy- och procedurhandbok online tillåter någon anställd att när som helst visa policy och förfaranden utan att behöva oroa sig för senaste uppdateringar. Compayen undviker att skriva ut flera papperskopior efter behov för olika avdelningar. Det första steget är att skriva policy- och procedurhandboken och nästa är att skapa ett gratis konto med Google Docs, ett webbaserat gränssnitt som låter en medlem ladda upp dokument och dela dem med andra. Ladda sedan upp dokumentet och ställ in behörighetsnivåerna för dem som kan visa dokumentet.
Föremål du behöver
-
Ordbehandlingsprogram installerad på en dator
-
Internet anslutning
-
E-postadress
Öppna ett nytt dokument i ditt ordbehandlingsprogram. Beskriv kortfattat vilket innehåll som ska ingå i policy- och procedurhandboken. Du kan bryta ner handboken avdelningen och sedan av uppgift i varje avdelning. Var noga med att inkludera kontaktuppgifter för nyckelpersoner som ansvarar för varje avdelning. Formatera och korrekturläsa dokumentet. Spara ditt arbete.
Logga in på internet och besök google.docs.com. Skapa ett konto med en angiven arbetsadressadress med ett lösenord som innehåller bokstäver och siffror. Kontrollera din e-postadress för bekräftelsemail från Google med information om ditt nya konto och klicka på länken för bekräftelse i e-postmeddelandet för att slutföra kontoprocessen.
Logga in på ditt nyskapade konto. Klicka på "Ladda upp dokument" nära menyvalen till vänster. Ett nytt fönster visas med två sektioner i den. Vänsterfältet visar skrivbordet eller filerna på hårddisken, beroende på hur du har den inställd. Använd pilikonen överst i fönstret för att navigera till var du sparade policy- och procedurhandboken. Klicka på policy- och procedurhandboken så att den visas i rutan "Filnamn". Klicka på "Öppna". Google docs visar dig en statusfält när uppladdningen är klar.
Klicka på "Tillbaka för att hantera dokument." Klicka på den tomma kryssrutan bredvid den nyligen uppladdade policy- och procedurhandboken.
Klicka på "Dela dokument" i verktygsfältet ovanför handboken. Detta öppnar en annan liten låda där du kan ange e-postadresserna till dem som du vill ha tillstånd att visa eller redigera dokumentet. Om inte din handledare har sagt dig annorlunda, välj "Visa" för just nu. När du klickar på "Bjud in" skickar den ut ett nytt e-postmeddelande till de du listade, så att de vet att det finns ett nytt dokument de kan visa. Du har nu en komplett online policy och procedur manual.
tips
-
Du kan anpassa inställningarna genom att spela med tillstånds- och anmälningsnivåer. Om du vill kan Google Dokument informera dem du bjuder in varje gång en ändring görs i dokumentet. Detta låter dina medarbetare veta att det finns en uppdaterad version eady att visa. Alternativt tillhandahåller Google Dokument också en länk från huvudsidan för att dela dokumentet som en permanent webblänk, vilket kan göra det enklare att distribuera till större mängder människor och kan eliminera att du måste uppdatera behörighetsnivåer dagligen.
Varning
Del inte Google Docs-lösenordet med någon du inte vill ha tillgång till att göra ändringar i kontot.
