Medan medarbetaren kan vara angelägen om att ersätta lönechecket snabbt måste lönegrenavdelningen balansera arbetstagarens ångest med företagets behov av att se till att återbetalningen hanteras ordentligt. Du måste vara empatisk till arbetstagaren samtidigt som du ser till att den ursprungliga kontrollen inte redan har blivit inbetalad.
Titta på detaljerna om den förlorade kontrollen i ditt lönesystem. Förutom betalningsmottagarens namn måste du veta datum, nummer och belopp för checken.
Kontakta din bank för att verifiera att checken inte har betalats in.
Begär att din bank utfärdar en stoppbetalning vid checken. Stoppbetalningsförfrågningar träder vanligtvis inte in till 24 timmar efter det att de är placerade, men reglerna kan variera från finansinstitut. Därför är det en bra policy att vänta minst 24 timmar innan du ersätter kontrollen för att säkerställa att stoppbetalningen lyckas.
Vänta 24 timmar och kontrollera att stoppbetalningen lyckades. Om det lyckades fortsätter du till nästa steg.
Utfärda en ersättningskontroll till arbetstagaren. Du måste slutföra processen genom ditt lönesystem så att ersättningskontrollen spelas in och ingår i medarbetarens formulär W-2. Ersättningskontrollen måste ha samma resultat, skatter, avdrag och nettolön som den ursprungliga kontrollen. Om du inte kan skapa ersättningskontrollen direkt i ditt lönesystem, var noga med att ange kontrollinformationen i systemet.
Hämta de obligatoriska signaturerna på ersättningskontrollen. Var noga med att inkludera dokumentation för den person som signerar kontrollen för att granska.
Ta bort den ursprungliga kontrollen i ditt lönesystem. Detta steg är avgörande för att lönerna och skatterna inte dubbelräknas i anställdens formulär W-2, årslön och skattedeklaration och att ta bort kontrollen från din enastående checklista.
Leverera ersättningskontrollen till arbetstagaren.
tips
-
Kräv arbetstagaren att underteckna en affidavit som anger att hennes lönecheck är förlorad och godkänner att om hon hittar checken kommer hon inte att försöka kontantera den. Om du har möjlighet att erbjuda direkta insättningar eller betalkort till dina anställda, uppmuntra deras deltagande som ett sätt att minska antalet problem med borttagningskontroll du måste hantera. Kontakta din bank för att bestämma sin policy för stoppbetalningar. Om stoppbetalningen inte lyckades, meddela arbetstagaren och begär en kopia av den avbokade checken för att avgöra vem som betalat den. Vad du gör nästa kommer att bero på fakta och omständigheter kring hur checken betalades in.
Varning
Några checkinbetalningstjänster betalar en check som har en stoppbetalning placerad på den. Beroende på statlig lagstiftning kan du fortfarande vara ansvarig för betalning på den kontrollen till checktjänsten.
