Incidentrapporter är rapporter som, vanligen för försäkringsändamål, dokumenterar en ovanlig förekomst inom ett företag. Den ovanliga förekomsten kan vara allt som inte förväntas hända under en arbetsdag. Det är viktigt att incidentrapporter skrivs så snart som möjligt efter händelsen och innehåller så mycket information som möjligt för att göra dem användbara. Att skriva rapporten är relativt enkel men behöver lite omsorg och uppmärksamhet.
Skriv en sammanfattning av händelsen, för att påminna om den ordning i vilken saker hände. Notera viktiga detaljer, såsom den ungefärliga tiden som händelsen startade och slutfördes och eventuella effekter som händelsen har haft.
Ange vad som hände i kronologisk ordning. Börja med före händelsen, om det är relevant, och gå in i så mycket detaljer som möjligt när du förklarar vad som hände och hur. Se till att hela händelsen skrivs i följd, eller det kan bli förvirrande.
Observera alla andra detaljer som hänför sig till händelsen. Vittnades du om händelsen, eller rapporterades det till dig? Om så, av vem? Vad gjorde du när du fick reda på det? Denna information kan vara relevant i framtiden.
Lista de personer som var direkt involverade i händelsen, och de personer som bevittnade det. Lägg till kontaktuppgifter för dessa personer eller deras avdelningar och notera om externa tjänster deltog, till exempel polisen.
Läs igenom rapporten och kontrollera om inkonsekvenser eller saknas bitar av information. Se till att ditt språk är enkelt och förståeligt, och du har inte använt slang eller expertis språk.
Filera eller skicka rapporten så snart som möjligt.
tips
-
Se till att inga konfidentiella uppgifter avslöjas.
