När en försäljning görs, om inte kunden betalar omedelbart för produkten eller tjänsten, är köpet upptaget som kundfordringar som kunden är skyldig. Kundfordringar är pengar köpare är skyldiga i ett företag och som står i balansräkningen som en ström tillgång.
Registrering av fordringar
Betalningsvillkoren för en kund registreras, vanligtvis i ett automatiserat fordonssystem. För de flesta företag är villkoren standard. En vanlig standard är "netto 30 dagar", vilket innebär att den totala utestående betalningen beror på 30 dagar. De flesta villkor inkluderar en sen betalningsavgift om fakturan inte betalas i tid. Sena betalningsavgifter kan vara en procent av det förfallna beloppet eller en platt sen betalningsavgift, eller en kombination av båda.
Fakturering
Baserat på villkoren för en A / R-kund skapas och skickas en faktura till kunden. Fakturor skickas till kunden före betalningsfristen för att ge kunden tid att göra en betalning. Många företag skriver ut och skickar fakturaer varje vecka.
Betalningsansökan
När betalningar mottas registreras de och skrivs in i ett automatiserat system eller spelas in manuellt på en bokföringsblad. Betalningar tillämpas mot det totala beloppet en kund är skyldig, dras av från det belopp som är skyldigt och beräknat för att visa resterande belopp.
Försenad betalningsmeddelande och rapportering
För betalningar som inte gjorts efter förfallodagen skickas kunderna till förfallodagen.
För att förse hantering av kundfordringar med information om pengar som är skyldiga och inte betalade, skapas en "åldrig" kundfordran. En "åldrig" rapport visar totala dollar som betalas av ett datumintervall. Rapporten visar till exempel ett dollarbelopp som är 30 dagar förfallen, 60 dagar förfallen och 90 dagar förfallen.
Den person som ansvarar för att projicera kontantflödet till verksamheten använder rapporten Kontofordran och betalningsansökan för att visa de insamlade pengarna och när ytterligare betalning ska betalas. Denna information används för att bestämma tillgängliga medel för att driva verksamheten och om ytterligare medel behövs från finansiella källor, till exempel banker för kortfristig upplåning.
samlingar
Förfallna fordringar följs upp av antingen kundfordringsavdelningen (för mindre företag) eller en samlingsavdelning. En samlingsansvarig granskar pengar förfallna och insamlingsaktivitet som antalet samlade samtal och samlat belopp.
Samlingsaktiviteter kan outsourcas till en samlingsbyrå om ett företag väljer att inte göra samlingar i hemmet. Om samlingar på egen hand inte lyckas kan outsourcing utvinnas.
