Du stänger din verksamhet. Kanske går du i pension eller går in på möjligheten till ett annat företag. Alla företag genererar pappersarbete, och när din verksamhet är stängd måste frågan om hur lång tid att behålla dessa handlingar adresseras.
Skälen till att behålla poster
Offentliga myndigheter, såsom Internal Revenue Service och statliga finansavdelningar, är de mest troliga enheter som kan begära olika tidigare affärsdokument. Att behålla alla typer av affärsrelaterade dokument kommer att vara värdefullt om behovet uppstår för att underbygga fordringar, transaktioner och information som lämnas in på avkastning. Även om det finns en stadga för begränsningar av många affärsärenden i vissa fall, såsom bedrägeribekämpning eller andra civila eller brottmål som väckts mot ett företag, kan tidigare företagsrekord krävas oavsett hur länge händelserna inträffade. Du vet aldrig när gamla företagsrekord kan vara användbara, så det är lämpligt att behålla alla företagsrekord så länge det är möjligt. Det sägs att det finns allmänna riktlinjer för hur lång tid det är att hålla gemensamma handlingar.
Specifikt föremål Holding Period
Från och med dagen för inlämning håller du avbeställda kontroller, bankdepositionssedlar, kreditkortsutlåtanden och generaldirektörer i minst tre år. Håll kontoutdrag, lagerregistreringar, fakturor, försäljningsregister, kassaband, W-2s, 1099-tal och andra skatteansökningshandlingar i minst sex år. Om ditt företag bildades som ett företag, håll i månadsvis och kvartalsvis företagsredovisning i minst tre år.
Rekord för att hålla obestämd tid
Förvara personalrelaterade betalningar och tillhörande dokument, till exempel arbetstagarens ersättning, pensionsposter och anställningsinkomstskatt, så länge du kan. Om ett tidigare företags anställningsdokument för arbetslöshetsersättning, ansöker om ett nytt jobb eller har frågor som går tillbaka till hans anställningsdag, kommer det att vara mest värdefullt att ha dessa uppgifter tillgängliga. Alla företagsrelaterade dokument bör hållas obestämt, även om bolaget inte längre är i drift. Sådana handlingar inkluderar intyg om införlivande, styrelsemöte, arbetsavtal, aktiehandel, patent och varumärken samt eventuella domstolsrelaterade handlingar. Förteckningar över bolagets tillgångar och kundfordringar och skulder bör hållas.IRS: s stadga för begränsningar är tre år från och med den dag då skatteformuläret lämnades in för att granska avkastningen. Som nämnts borde dock bevarandet av intäkter och avdrag kvarhållas obestämt om möjligt.
Enheter som kan begära tidigare poster
De federala byråer som mest sannolikt begär begäran om dokumentinformation är Internal Revenue Service, arbetsdepartementet, socialförsäkringsverket, likabehandlingsmöjlighetskommissionen och invandring och naturalisering. Rekord för statliga myndigheter, som beskattningsdelning och kommuner bör också hållas så länge som möjligt, även efter att verksamheten har upphört. Förvara filer på ett säkert ställe, helst på en plats skyddad mot brand, översvämning, stöld och annan förlust. Någon annan än dig själv bör också veta var dessa viktiga register hålls.
