Ideella organisationer är under granskning från en rad olika intressenter på grund av deras beroende av välgörande donationer eller för att de har skattebefriad status. För att se till att dina inköpspraxis passerar mönstret när de granskas av media, givare, Internal Revenue Service eller andra intresserade intressenter är det viktigt att skapa upphandlingspolicyer som undviker potentiella intressekonflikter eller bristande öppenhet.
Flera bud
Vissa ideella organisationer kräver att inköp över en viss dollarnivå ställs in för bud, med organisationen som får flera bud för olika leverantörer. Detta bidrar till att minska chansen att en inköpsagent, avdelningschef eller verkställande direktör kan belöna ett kontrakt till en vän, familjemedlem eller affärsförening som erbjuder personlig ersättning eller direkt muta. Detta förhindrar också en långsiktig leverantör från att höja priser eller minska tjänster varje år eftersom det vet att det inte har någon konkurrens.
Lågt bud mot bästa bud
Din upphandlingspolicy kan kräva att din organisation tar det lägsta budet på projekt, tjänster eller varor eller låter dig ta det bästa budet. Det bästa budet kanske inte är det billigaste, men det kan ge bättre värde för organisationen. Till exempel kan ett sportmarknadsföringsföretag erbjuda en välgörenhets 10 km lång vägs race till en lägre avgift än ett annat företag, men den högre budgivaren kan ha mer erfarenhet av att köra vagnar och ha fler kontakter som kan köpa sponsorskap. I vissa fall kan en ideell vara tillåten att ett kontrakt går till ett annat företag än den lägsta budgivaren så länge kontraktet ligger inom en viss procentandel av det lägsta budet och inköpsagenten, avdelningschef eller ledning kan visa skälen till varför det lägsta budet är inte det bästa budet.
Begäran om förslag
Som en del av din upphandlingspolitik skapar och utfärdar du en ansökningsomgång för projekt, tjänster eller varor som är större än ett visst dollarbelopp. En RFP är en standardprocedur för företagsanvändning som kommunicerar med potentiella anbudsgivare med samma objektiva krav för ett kontrakt. RFPs hjälper ideella organisationer att göra jämförelser mellan apples-to-apples.
Intressekonflikt
För att förhindra favoritism eller utseende av favoritism, fråga dina styrelseledamöter och ledningspersonal om de har några vänner, familjemedlemmar eller affärspartners som säljer varor eller tjänster du köper. Många ideella organisationer har politik som förbjuder organisationen att bedriva affärer med företag som har nära band med viktiga intressenter. Innan du godkänner stora kontrakt, dela namnen på potentiella affärspartners med dina viktiga intressenter för att avgöra om någon av dem har en konflikt.
Genomskinlighet
Eftersom ideella organisationer inte konkurrerar med andra företag för vinst, har de mer frihet att avslöja affärsinformation med allmänheten. Gör din upphandlingspolitik lätt tillgänglig för allmänheten på din webbplats. Inkludera information om stora inköp i kassörens rapport till styrelsen på styrelsemötena.
Hållbarhet
Du kanske vill ge företräde åt företag som använder "gröna" affärsmetoder. Det kan innefatta företag som har offentligt angivna och påvisbara initiativ för att minska energi- och vattenanvändningen, återvinna, använda organiska och giftfria material eller minska förpackningen.
