Att skriva en inköpspolitik kan verka som ett slöseri med tid, särskilt i ett litet företag. Men med en formell policy som alla anställda förstår kommer det att bidra till att du spenderar dina operativa pengar klokt. När du växer kommer skriftliga policyer att bli kritiska för din framgång. Skriv din inköpspolitik med dem som kommer att använda den i åtanke. Om de inte kan förstå policyn, eller om processen är för komplicerad eller otrygg, kommer medarbetarna att bli frustrerade och är mer benägna att antingen göra misstag eller avsiktligt ignorera politiken för att få jobbet gjort.
Besluta vem som har auktoritet att göra inköp på företagets vägnar. Ange några gränser för inköpsmyndigheten och bestämma vem som godkänner inköp över dessa gränser.
Skriv riktlinjer för leverantörsval. Bestäm hur budprocessen ska fungera och hur många bud som ska erhållas för varje tillfälle. Förklara alla kriterier som köpare ska använda för att utvärdera bud. Kriterier kan omfatta pris, kvalitet, försäkring, längd på leverantörsoperationen och mer.
Ange de omständigheter enligt vilka anställda får ingå avtal. Beskriv processen för godkännande av kontrakt och tilldela auktoritet för kontraktsundertecknandet. Ange en maximal kontraktsgräns. Bestäm hur ofta regelbundna serviceavtal ska utvärderas.
Ställ regler om att acceptera gåvor och måltider från leverantörer. Vissa företag tillåter mat men inte gåvor, medan andra företag tillåter gåvor upp till ett visst dollarvärde. Vissa företag tillåter gruppgåvor, men inte personliga gåvor och vissa förbjuder leverantörsgave helt.
Utkast till en intressekonfliktpolicy. Vissa företag förbjuder anställda att köpa från säljare där de äger ett intresse: andra utökar förbudet mot företag där en nära vän eller familjemedlem äger ett intresse. Fortfarande andra tillämpar ingen sådan begränsning.
Fastställa sekretessriktlinjer. Stipulate vilken typ av information som anses vara konfidentiell och ställa in en tidsperiod under vilken anställda som är i besittning av denna information är förbjudna att släppa den.
Förklara ditt ordersystem. Ge instruktioner om att skriva och utfärda köporder. Om ditt datorsystem gör det möjligt att ställa in minsta lagernivåer och varna inköp när dessa nivåer nås, förklara hur du gör det här. Om din verksamhet lagrar varor med hjälp av en streckkodning eller ett annat datorsystem, ger du instruktioner om hur du ändrar befintliga produkter och skapar nya.
Dokumentera den policy som andra anställda, som att ta emot personal, kommer att använda för att göra inköpsagenterna medvetna om missade, skadade eller felaktiga leveranser.
tips
-
Du kanske vill få en advokat att granska något kontraktsdokument innan du loggar in det.
Skriv ut politik på logotyp.
Varning
Offentligt handlade företag har vanligtvis stränga intressekonflikter. Konsultera en advokat om du skriver en inköpspolicy för ett offentligt företag.
