En ad hoc-rapport är en online-förfrågan som skickas till en databas. Användaren skriver in en fråga i datorn för att skapa en ad hoc-rapport, vilket kan vara lika enkelt som att begära en lista med fakturor för en viss månad. Databasen genererar resultaten, vilket beror på frågan för rapporten. Att skapa en ad hoc-rapport beror på vilket databassystem som används.
Starta databasen på din dator. Dubbelklicka på skrivbordsikonen för att öppna databasen.
Bestäm vad din fråga är. Detta bestämmer hur du skickar din förfrågan. När du öppnar databasen kan du få flera alternativ att välja bland, till exempel namnen på medlemmar i din organisation, om du vill sammanställa en lista över deras adresser och kontaktuppgifter, eller kanske du vill sammanställa en lista över fakturor ska skickas ut. Beroende på den förfrågan du vill göra, välj den sektion som bäst gäller för denna förfrågan.
Markera rutorna för att ange din förfrågan. Om du valt fakturakategorin i din databas kan du ha alternativ som månad, år, dag, typ av faktura eller tjänst. Markera rutorna som gäller för att hjälpa dig att begränsa din förfrågan och få den information du letar efter. Gå igenom databasoptionerna noggrant för att se till att du utnyttjar frågealternativen fullt ut.
Leta efter en knapp i databasen som säger "Skapa ad hoc-rapport" och tryck på den. När du trycker på knappen "Skapa ad hoc-rapport" kan du få ytterligare alternativ, beroende på dina databasfunktioner. Du kanske till exempel kan ange vilken typ av information du vill inkludera i din ad hoc-rapport. Om du skapar en lista med medlemmar i din organisation eller skapar adressetiketter, kan du välja avsnitt som namn, titel, postadress, telefonnummer, medlemsstatus och e-postadress. Det du väljer beror på syftet med din ad hoc-rapport.
Klicka på "OK" eller "Skapa ad hoc" för att skicka in frågan, beroende på vilken databas du använder. Databasen kommer att generera ett kalkylblad eller annan fil som organiserar informationen för den fråga du begärde.
