Personalplanering börjar med att bestämma arbetskraftens behov: nivåerna, positionerna och antalet personer som organisationen behöver utföra sitt uppdrag och mål. Denna typ av planering sker vanligen innan företaget öppnar sina dörrar för företag. Faktorer som företagstillväxt, ökade intäkter, expansion till nya marknader och avgång från anställda kan också kräva ytterligare personal. När du sitter vid bordet med verkställande ledarskap är det klokt att ha ett skriftligt förslag som motiverar din begäran om ytterligare arbetskraft.
Börja med Essentials
Beroende på organisationens storlek och komplexiteten i din personalplan bör din begäran om ytterligare personalförslag ha minst fyra grundläggande avsnitt:
- Executive Summary
- Behöver granskning
- Metodik
- Budget
Vissa förslag kan kräva ytterligare avsnitt, till exempel projektutvärdering och kommunikationsstrategi, men ett förslag till personalplanering behöver inte behöva mer än de grundläggande fyra. Förslaget kräver insats från hela ditt personalresurslag, eftersom personal omfattar rekrytering, personalutbildning och utveckling och kompensation.
Skriv en sammanfattning
Ange syftet med ditt förslag och identifiera vem som lämnat inmatning. Sammanfattar innehållet och ge information om hur du avser att genomföra planen för ytterligare bemanning. Läsare som endast har tillgång till sammanfattningen bör fullt ut förstå de bakomliggande orsakerna till begäran om ytterligare bemanning. Gör också klart hur du kom fram till slutsatsen att du behöver fler anställda och hur budgeten kommer att täcka kostnaderna för att rekrytera, träna, ombord och betala dem.
Exempel:
ABC Company Human Resource Manager, infoga namn, skickar detta förslag, daterat infoga datum för att motivera tillägget av ytterligare fem anställda i två avdelningar: Corporate Sales and Accounting. HR-teamet undersökte företagets behov, bedömde den nuvarande arbetsmarknaden och uppskattade den totala kostnaden för de extra anställda. Detaljerna anges i detta förslag godkännande av ABC Company Executive ledarskap laget.
Beskriv ditt ytterligare arbetskraftsförslag
Beskriv orsakerna till att företaget behöver ytterligare personal och förklara vilken metod du använde för att bestämma hur många anställda som krävs för att upprätthålla organisationens verksamhet. Behovsbedömningen kommer sannolikt att innehålla en genomgång av bolagets nuvarande personalplan och när den genomfördes. Det bör också beskriva de steg du tog för att se på varje avdelningens nuvarande resurser och vad du förväntar dig kommer att vara avdelningar i framtida personalbehov. Exempelvis kan din behovsbedömning innefatta beskrivningar av genomsnittlig arbetstagardomstid, successionsplanering, personalutbildning och utveckling samt avgång och omsättning.
Beskriv din metodik
Detta är processen som användes för att dra slutsatsen att organisationen eller avdelningen behöver ytterligare personal. För varje enskild del av din behovsbedömning, beskriv källorna för din information och hur du använde den informationen. Till exempel är medeltidsanställd anställd en enkel beräkning:
- Granska anställdas personalfiler för hyresdagar
- Beräkna antalet anställda år
- Totalt antal arbetade år
- Dela antalet med antalet anställda
För vissa avdelningar kanske du vill undersöka enskild arbetstagarställning för att uppskatta uträkningsnummer. Metoden bör också omfatta tillgången på arbetstagare, eftersom det inte finns någon mening att begära ytterligare personal om arbetsmarknaden är sådan att du inte står chans att locka kvalificerade sökande. Tillgänglighet på arbetsmarknaden avgör huruvida du har tillgång till personal, t.ex. närliggande skolor som producerar akademiker eller en allmän arbetsmarknad inom pendlingsområdet. Du kan också inkludera i denna metod vad som kan hända om företaget inte kan anställa kvalificerad extra personal. Till exempel kan ökad övertid för nuvarande anställda, produktivitetsförlust eller försäljning eller låg anställdas moral för att den nuvarande arbetskraften bär belastningen av alltför stora arbetsbelastningar.
Föreslå en budget
Budgeten för extra personal är mer än bara vad anställda tjänar. Ersättning för varje anställd inkluderar årslön, plus kostnaden för förmåner. Från och med december 2017 uppgav det amerikanska arbetsdepartementets presidium för arbetsstatistik att kostnaden för ersättning till privat sektor var 31,7 procent av lönen. Till exempel kostar kostnaden för att anställa någon som tjänar $ 50.000 per år cirka $ 15.850, vilket gör den totala kostnaden för den anställde $ 65.850 år. Förmånerna inkluderar betalda tidsfrister, försäkringar och pensionssparande avgifter. Det finns också kostnader för rekrytering, tåg och ombord anställda, vilket beror på tid och löner för personalpersonal som deltar i anställningsprocessen. Många organisationer baserar uthyrningsbeslut på bekostnad, så ditt förslags budget avsnitt ska beskriva kostnaderna och grunden för dina prognoser.
Summa upp det hela
Slutsatsen av ditt förslag till extra personal bör ange tidslinjen, baserat på när du mottar godkännande, eftersom du vanligtvis inte kan ange det exakta datumet när du faktiskt kan ta med människor ombord. Eventualiteter, som bakgrundskontroller och kandidater som behöver extra tid för att meddela de nuvarande arbetsgivarna kan orsaka förseningar. Rusa inte tidsramen inom vilken du kan ta med på ytterligare personal.
