Om du har ett konsumentgrepp om en produkt eller tjänst som inte levde upp till dina förväntningar, är ett av de bästa sätten att se till att dina bekymmer tas seriöst ut genom att skriva ett klagomål. Även om det kan vara svårt att bestämma det bästa sättet att starta ett klagomål, finns det ett antal olika strategier du kan ta.
Adressera brevet
Att adressera ditt klagomål till en viss person kommer att minska sannolikheten för att ditt brev kommer att ignoreras eller "falla genom sprickorna". Börja ditt brev genom att adressera det till den specifika personen som har befogenhet att svara på ditt klagomål. Glöm inte att inkludera den personens titel. Typiskt kommer ett företags webbplats att få information om vem eller var för att styra kundklagomål. Innan du skriver ditt brev gör du några undersökningar för att se till att du skickar den till lämplig person.
Kom till saken
Börja med en kort rubrik som refererar till problemet du försöker lösa, före din första stycke, med så många detaljer som möjligt. Till exempel, om ditt klagomål handlar om ett flygbolag, inkludera datumet för rese, rutt och flygnummer. Efter rubriken ska din första paragraf sammanfatta klagomålet. Hämta snabbt, i första stycket i din första stycke, och redogör för de specifika klagomål som är relaterade till företagets varor eller tjänster. Inkludera så många detaljer som möjligt medan du är koncis och respektfull.
Börja med en positiv
En annan metod för att starta ett klagomål är att använda din första paragraf för att säga något positivt om företagets produkter eller tjänster innan du lanserar i ditt klagomål. Detta tillvägagångssätt sätter läsaren i ett mindre motsatsvärde, vilket kan leda till att han är mer villig att arbeta med dig för att ta itu med ditt klagomål. Börja med din första mening med en gynnsam erfarenhet som du haft med företaget tidigare, med betoning på några av företagets positiva attribut, och beskriv sedan beskaffenheten av ditt klagomål i andra meningen eller stycket.
Allmänna tips
USA.gov erbjuder tips om hur man skriver ett effektivt klagomål, och noterar att det ofta är ett brev som skickas i posten det mest effektiva sättet att kontakta ett företag. Också du kommer sannolikt att få bättre resultat om du använder en direkt, icke-konfronterande ton; Ett arg, hotande eller sarkastiskt brev kan vara mindre effektivt än ett brev som är lugnt och rationellt. Dessutom bör du tydligt ange exakt hur du vill att problemet ska lösas. Slutligen dokumentera varje steg du tar och varje brev du skriver och behåll kopior.
