Projektledare använder verktyg för att analysera prognoser, budgetar, resultaträkningar och andra finansiella dokument. För att maximera lönsamheten och avkastningen på investeringar för projekt kräver en projektledare kunskap om grundläggande ekonomi- och redovisningskoncept. Med hjälp av verktyg som kalkylblad och onlinekalkylatorer analyserar projektledare projektets ekonomiska information, tillämpar redovisningsprinciper och hanterar rapporter för att säkerställa att ett projekt löper smidigt.
Kostnadsfördelningsanalys
Projektledare utför en kostnadsanalys när de behöver fatta ett projektbeslut. Vanligtvis använder man ett kalkylblad verktyg som Microsoft Excel, Google Spreadsheets eller Quickbooks, de analyserar kostnaderna för en viss investering beräknad över en treårsperiod för att generera ett nuvärde, återbetalning och andra mätvärden som behövs för att göra ett bra ekonomiskt beslut. Till exempel innebär en kostnadsfördelningsanalys för ett utbildningsutvecklingsprojekt att man mäter kostnaden för att skapa träningsmaterial och subtrahera besparingar som genereras av personal som arbetar mer effektivt. Mer komplicerade kostnadsfördelningsanalyser innebär flera kostnader och många fördelar.
Prognos
Kassaflödesprognoser hjälper projektledare att förutse huruvida intäkter kommer att täcka kostnaderna för verksamheten. Projektledare kan hämta en mall från en webbplats, till exempel Microsoft Office Templates webbplats, eller utveckla sitt eget format. Då genom att ange inkomst förväntade och utgifter för varje månad och jämföra värdena med formler kan projektledaren utarbeta ett uttalande för att visa optimistiska eller pessimistiska kassaflödesutsiktsscenarier. Vanligtvis täcker en prognos ett till två år. Kassaflödesprognoser ger ett sätt för projektledare att avgöra om en verksamhet är ett lönsamt alternativ.
Break-even Analysis
Projektledare gör en jämn analys för att bestämma vilken produktionsnivå som de pengar som genereras av den produkt eller tjänst som produceras av projektet motsvarar kostnaden för att utveckla den. Projektledare använder till exempel gratis onlineverktyg, till exempel Project.net-programvaran, för att upprätthålla en projektpanel och se till att projektuppgifter ger resultat som hjälper till att hantera projekt.
Budgetspårning
Projektledare använder budgetspårningssoftware, såsom Clarizen-programvaran, för att avgöra om projektinvesteringarna är vettiga över tid, efter att man jämfört det monetära värdet både idag och i framtiden. Programvaruverktyg tillåter projektledare att definiera timpriser för resurser, anpassa faktureringsräntor och analysera resursanvändning. Dessa verktyg och tekniker hjälper till att hålla projektet på rätt spår genom att säkerställa utgifter, som specialiserad konsultation, programvarulicenser och hårdvarukostnader, tillåts inom den tilldelade finansieringen.
