Effektiv kommunikation och informationsutbyte är både kritiska för projektsucces. Tydlig kommunikation säkerställer att varje lagmedlem förstår sin roll och mål i projektet. Kontinuerlig utbyte av information håller alla medarbetare medvetna om framsteg och belyser eventuella problem som kan påverka framstegen. Underlåtenhet att kommunicera effektivt kan leda till dyra förseningar som påverkar projektets framgång.
Projekt plan
Projektplanen är central för all projektkommunikation som rapporterats av TechRepublic. Planen låter varje lagmedlem veta vad projektet ska leverera och vem är ansvarig. Det ger nyckeldatum och projektberoende och bryter komplexa program till mindre komponenter som enskilda medlemmar lättare kan förstå.
Syn
Kommunikation säkerställer att varje teammedlem delar samma vision av projektresultatet. En 2002-utgåva av "Houston Business Journal" beskrev hur arkitekter, ett byggföretag och utvecklare samarbetade med chefer av klientföretag för att uppnå projektsucces genom ett gemensamt mål - en affärspark som skulle uppfylla användarnas behov.
Kommunikationsplanering
Ett stort projekt involverar många lagmedlemmar och ett brett utbud av kommunikationskanaler. För att säkerställa effektiv kommunikation och informationsutbyte är det viktigt att projektledaren planerar och hanterar processen från början och identifierar vem som behöver olika uppgifter i olika stadier av projektet. Processen är kontinuerlig enligt konsulttjänster Project Perfect, som säger att projektledare spenderar majoriteten av sin tid på kommunikationsuppgifter.
Informationshantering
Lagmedlemmar behöver snabb tillgång till de senaste versionerna av projektdokumentationen. Genom att skapa en enda projektwebbplats eller databas kan projektledare centralisera all information och ge gruppmedlemmarna säker åtkomst till viktiga dokument som planer, scheman, leverantörer, mötesprotokoll och lägesrapporter.
Status
TechRepublic identifierar statusrapporter som en av de viktigaste projektkommunikation. Dela statusuppdateringar säkerställer att alla lagmedlemmar är medvetna om eventuella kritiska problem eller oväntade ändringar som kan påverka projektplaner eller kostnader. De kan då vidta nödvändiga korrigeringsåtgärder.
Verktyg
Kommunikationsverktyg, som e-post, videokonferenser och telekonferenser, gör det enkelt och bekvämt för projektteammedlemmar att samarbeta och utbyta information, även när de arbetar på olika platser. Sociala nätverksverktyg spelar också en viktig roll i projektledning. Medlemmar kan använda verktyg, som Twitter eller Facebook, för att skicka korta statusuppdateringar eller kommentarer om viktiga projektproblem.
