När tiden går, kan det bli svårare att spåra utexaminerade elever för återföreningar eller speciella skolrelaterade händelser. En gymnasieskolans alumniorganisation hjälper till att stödja individuella examen i klasshändelser genom att hålla en uppdaterad lista över alla skolavläggande av examen. Innan du kan ordna speciella evenemang och begära donationer eller avgifter, behöver du en förening som är engagerad i planering och hosting av alumni händelser.
Nå ut till gymnasieskolans klasskamrater med vilka du fortfarande är i kontakt för att bilda en intressegrupp. När du har ordnat ett möte med den här gruppen har varje medlem i gruppen kommunicerat med klasskamrater med vilka de fortfarande är i kontakt om att eventuellt gå med i gruppen.
Möt med skolföreträdare för att låta dem veta att du börjar en högskolig alumniförening. Bestäm om det här är en övergripande skolförening för alla examenskurser eller en individuell examensklassförening. Be om en lista över examensstudenter namn och adresser från skolfilerna. Detta kommer att ge dig en startplats för att börja börja skapa en lista över kandidater och starta en databas.
Låt varje medlem i intressegruppen ta flera namn från kandidatlistan för att uppdatera kontaktinformation för alumni. Låt varje intressegrupp person spåra klassens medlemmar genom att kontakta andra klasskamrater som de fortfarande känner till eller kommunicerar med på sociala medier eller genom att söka online för dem. Uppdatera alumni-listan med nuvarande e-postadresser, gatuadressinformation eller båda.
Skriv ett brev till alumni som förklarar planerna att skapa en alumniförening. Be dem att ge uppdaterad kontaktinformation. Fråga dem som är intresserade av att delta i alumniföreningen för att kontakta intressegruppens medlemmar.
Skapa en agenda för alumniorganisationens första möte. Dagordningen bör innehålla planer för att utveckla organisationens organisationsstruktur, såsom stadgar, uppdragsförteckning, handlingsplan, mål, föreningens nomineringar och val samt eventuella finansieringsstrukturer.
Convene ett möte med dem som är intresserade av att delta i ledningsrådet eller associeringsrådet. Besluta när man ska hålla officerens nomineringar och val och om omröstningsmekanismen. Organisera en kommitté som ska ansvara för att utveckla organisationens stadgar och en annan grupp för att komma med idéer för finansieringsaktiviteter som volontärbidrag, årliga avgifter eller sponsringar.
Håll officerarvalet och formalisera organisationens stadgar.
Be om individuella volontärer att delta i separata utskott för att hantera samkundskommunikation, insamlingsaktiviteter, insamlingsavgifter, om etablerade och återföreningshändelser.
Schemalägg datum för utskottsmöten och samordna kommande styrelsemöten för att inkludera utskottets uppdateringar. Planera till exempel nästa ledarskaps- eller styrelsemöte, tid och plats och lägga på föredragningslistan en kommittépresentation om den föreslagna organisationsstrukturen och föreslagna insamlingsaktiviteter för granskning och godkännande.
