När företagen först började använda datorer i stort antal, pundits utropade kommande av det "papperslösa samhället." Datrevolutionen har fortfarande ett sätt att gå för att leverera på det specifika löftet. Ändå fortsätter traditionellt pappersbaserade processer - både affärer och personliga - att migrera till mer datoriserade former, och av några mycket bra skäl.
Dokument
Datorn har med stor enkelhet och flexibilitet skapat och redigerat dokument. I motsats till en skrivmaskin erbjuder datoriserade ordbehandlingsprogram ett nästan gränslöst val av stilar, teckensnitt och format för dokument. Typfel kan lätt korrigeras på skärmen utan att det behövs korrigeringsvätska eller korrigeringsband. Hela textblocket kan enkelt kopieras från ett dokument till ett annat utan att det behövs någon nykopiering. Bilder och annan grafik kan inkluderas i dokumentet med mycket liten ansträngning.
Delning
Att dela dokument med ett datoriserat system är enkelt. Det finns ingen anledning att göra fysiska kopior av dokumentet och sedan maila eller faxa dem till mottagarna. Ett dokument på filen i ett datoriserat system kan delas med någon annan som har tillgång till det systemet genom att få dem att visa dokumentet på egen datorskärm. Dokument kan delas utanför företaget genom att enkelt bifoga dokumentet till ett mail som skickas till mottagaren.
arkivering
Syftet med att arkivera är inte bara att lagra dokument, utan också att göra dem lättillgängliga. Datorn utmärker sig på så sätt att det enkla arkivet aldrig kunde. Dokument som arkiveras i ett datoriserat system indexeras automatiskt av datorns filkontrollsystem. Dessa index uppdateras automatiskt och underhålls av systemet, oavsett hur ofta dokumentet kan flyttas eller redigeras. Dokument kan till och med lokaliseras genom att datorn söker ett stort antal dokument för specifika ord eller fraser. Dessutom kan datoriserade arkiveringssystem lagra ett stort antal dokument i en liten del av det utrymme som krävs av fysiska arkivskåp.
Funktionalitet
Långt från att vara en elektronisk representation av ett statiskt pappersdokument kan ett elektroniskt dokument bli en verkligt interaktiv enhet. En elektronisk version av ett fyllnadsformulär kan till exempel tillåta inmatning av data direkt i dokumentet med realtidsfelskontroll och verifiering. Beräkningar och funktionalitet kan byggas direkt i dokumentet. Exempelvis kan en befintlig kund listas på ett elektroniskt dokument genom att dokumentet använder datorns kunddatabasfil, så att användaren helt enkelt kan välja kundens namn från en lista över alla kunder i filen. Logiken inbyggd i dokumentet överför sedan automatiskt kundens information till dokumentet, inklusive adresser, kundrevisionsnummer eller annan önskad data.
Säkerhet
Den fysiska säkerheten hos ett företags filer är av största vikt. Filer måste säkras mot fysisk skada eller förstörelse. Tillgång till filer av obehörig personal måste också förebyggas. Ett datoriserat arkiveringssystem förenklar dessa uppgifter. Kopior av datoriserade filer kan enkelt skapas och lagras på olika platser, både i flera datorplattformar inom nätverket eller på flyttbara datanät för fysisk lagring utanför anläggningen. Filer i datorsystemet kan också krypteras för att göra dem oläsliga av dem som inte har behörighet att visa filerna.
