Projektplanen adresserar direkt till en av de tre huvudkomponenterna i något projekt: tid. Syftet med projektschemat är att beskriva start- och slutdatum för projektaktiviteter. Projektschemat är en levande komponent; som element i ett projekt förändras, så också måste projektschemat. Men som med många projekt kallas det ursprungliga projektschemat som en baslinje när scheman expanderar och avtalar.
Föremål du behöver
-
Projektomfattning uttalande
-
Projekthanteringsplan
Inkorporera information som finns i ditt projektomfattning. Detta dokument identifierar begränsningar och andra faktorer som kan påverka utvecklingen av projektschemat. Exempel är projektmål, leveranser och specifikationer. Om ditt projekt t.ex. kräver att ett nytt vinmärke skapas och vinet måste sitta i ekgjorda fat i ett år innan det tappas, påverkar denna information direkt skapandet av projektschemat.
Faktor i datumkänsliga krav när man skapar projektschema. I många fall, vare sig från internt tryck eller externa källor, måste projektledaren ta hänsyn till hårda och snabba tidsbegränsningar. Till exempel, för att projektet ska ligga under budget måste projektledaren slutföra det före kalenderårets slut för skattemässiga ändamål. Datumet för skatteberäkningar åläggs av den federala regeringen och måste beaktas i skapandet av projektschemat.
Ta hänsyn till innehållet i projekthanteringsplanen vid upprättandet av projektschemat. Projekthanteringsplanen består av schematförvaltningsplanen, kostnadshanteringsplanen, projektplaneringsplanen och riskhanteringsplanen.
Projektledningsinstitutet definierar ovanstående planer enligt följande: Schematförvaltningsplanen fastställer kriterier och aktiviteter för att utveckla och kontrollera projektschemat. Kostnadshanteringsplanen beskriver formatet och fastställer aktiviteter och kriterier för planering, strukturering och kontroll av projektkostnaderna. Projektomfattningsplanen beskriver hur projektets räckvidd kommer att definieras, utvecklas och verifieras och hur arbetsfördelningsstrukturen kommer att skapas och definieras. Riskhanteringsplanen beskriver hur projektriskhanteringen ska struktureras och genomföras på projektet.
Med ovanstående information är projektledaren utrustad för att skapa ett schema som ger honom en realistisk bild av vad man kan förvänta sig för projektets längd.
Skapa en WBS (arbetsfördelningsstruktur). Detta dokument är en hierarkisk lista över arbete som ska genomföras av projektgruppen för att uppnå framgång för att uppfylla projektmål och resultat. WBS är där projektledaren kan se den verkliga detaljerna om vad som behöver göras. Längre ner i WBS är det som kallas "arbetspaket", som helt enkelt är en gruppering av detaljerade uppgifter som behöver uppnås. Nyckeln till WBS är det här är projektledaren kan se vilka arbetspaket måste fyllas i vid vilka tider och vilken inverkan ett paket har på en annan som det rör sig om schemaläggning.
tips
-
Kommunicera projektplanen till lagmedlemmar, särskilt projektsponsor och de som riskerar projektet, t.ex. VD, valda tjänstemän och alla som kan fördröja projektet.
Identifiera omedelbart datum som inte kan förhandlas fram och utveckla ditt projektschema runt dem. Detta kommer inte bara att ge projektledaren en bra uppfattning om tidsutmaningar, men om det finns sådana oföränderliga begränsningar kan projektledaren kanske antingen uppmuntra en förändring av projektets omfattning eller begära ytterligare resurser för att få det gjort i tid.
Medan en projektledare säkert kan skapa ett projektschema med penna och papper, bör man överväga att använda programvara för att automatisera processen. Ett antal program finns tillgängliga i pris från gratis till ett par hundra dollar.
Varning
Scheman, oavsett projekt, tenderar att glida på ett eller annat sätt. Identifiera vad som har råd att glida och vad som inte kan. Kommunicera projektschema frågor som de kommer upp med kärnprojektlaget, men speciellt med projektsponsor som de uppskattar att inte bli överraskad.
