En affärsmöteagenda används för att kommunicera viktiga frågor som kommer att diskuteras i ett möte. I det här dokumentet kan alla deltagare tillfredsställa förbereda sig för mötesämnena.
En affärsmöteagenda måste svara på vissa frågor: Vad är ämnet diskussion? Varför ska det diskuteras? Vem kommer att vara inblandad i diskussionen? Vem ansvarar för vissa ämnen? Hur länge kommer ämnet att diskuteras i mötet?
Föremål du behöver
-
Dator
-
Ordbehandlingsapplikation
Skapa ett nytt dokument med mötesagendan som titel och filnamn. För din bekvämlighet kan du formatera ditt filnamn på detta sätt: Möte Agenda_YYYY_MM_DD. På det här sättet, när du tittar på dina mappar är det enkelt att hitta en viss agenda.
Ange datum för mötet, platsen och namnen på personer som deltar i mötet. Denna information kommer att bli avgörande, särskilt för att spåra framstegen i ett visst ämne, projekt eller problem.
Skapa ett bord med 5 kolumner med titeln "Business Meeting Agenda on (datum för mötet)."
Skriv "Ämne" som första kolumnrubrik. Ange sedan varje mötesämne som ska diskuteras.
Nyckel "Mål / Mål" som andra kolumnrubrik. Ange kort det önskade slutresultatet för varje ämne under mötet.
Skriv "Team" som tredje kolumnrubrik. Notera de personer som kommer att ansvara för att presentera ämnet eller tala på dess vägnar. Om ett ämne har en gruppledare, var noga med att notera det också.
Nyckel "Strategi" som fjärde kolumnrubrik. Ange hur du planerar att ta itu med ämnet. Exempel är "brainstorming" för att generera idéer, "granska" för att gå över ett valt utfall eller projekt, "beslut" om ett beslut måste fattas, eller "information" om allmän information behöver delas.
Skriv "Tid" som den femte kolumnrubriken. Ange antalet minuter som varje ämne kommer att tilldelas till diskussion. Detta är nödvändigt för att upprätthålla ett bra flöde av idéer i mötesrummet och för att ge strukturen till ditt möte.
Spara ditt dokument efter att du har angett all känd information i varje rad.
tips
-
En tabell är bara ett grundläggande sätt att organisera diskussionsämnena i ett möte. Du är fri att formatera din affärsmöte dagordning annorlunda, så länge som de angivna objekten är inkluderade.
Det är viktigt att allokera tillräckligt med tid för att diskutera dina valda ämnen, men inte för mycket tid, annars diskuterar tenderar att fortsätta. Fråga presentatörerna hur mycket tid de behöver presentera på sina ämnen.
Se till att alla som deltar i mötet får dagordningen minst en dag före det föreslagna mötet. Detta kommer att ge alla tid att förbereda och möjliggöra eventuella ändringar av dagordningen.
