Företagen måste hålla exakta register över inköp, utgifter, pengar och andra redovisningsfaktorer. Traditionellt spårade företagen handboken manuellt, vilket kan vara tidskrävande och dyrt att slutföra. När företagen alltmer vänder sig till datoriserade bokföringssystem kan du börja undra om det här är rätt ekonomiska beslut för ditt företag. Lär fördelarna och nackdelarna med datoriserad bokföring för att avgöra om det kan hjälpa ditt företag att växa.
Noggrannhet
Datoriserad redovisning minskar marginalen för mänskligt fel, vilket ger färre misstag och större noggrannhet när det gäller att spåra företagets ekonomi. Eftersom datorer utför grundläggande redovisningsfunktioner är det mindre chans att enkla mänskliga misstag kommer att leda till stora bokföringsproblem. Noggrannhet är ett av de främsta fördelarna för datoriserad redovisning, eftersom företagen måste förlita sig på korrekta beräkningar för att fatta välgrundade affärsbeslut.
Tillgång
Ökad tillgång är ett annat pro relaterat till datoriserad redovisning.Att ha exakta, spårbara register ökar trovärdigheten med utomstående investerare och affärspartners. Företagen kan på ett säkert och effektivt sätt dela utvalda poster med relevanta parter genom att dela en länk, lösenord eller elektronisk fil. Data från många företagsavdelningar kan enkelt delas för större insyn och större tillgång till information under beslutsfattandet. Mer än en person kan se och manipulera datoriserade bokföringsregister utan risken med att göra flera kopior av känsliga finansiella dokument.
Ansvarighet
En annan proffs för datoriserad redovisning är ökad ansvarsskyldighet. När bokföringsfiler sparas och säkerhetskopieras elektroniskt till en extern hårddisk eller ett off-site datorsystem finns det mindre risk för att register kommer att förstöras eller förloras vid brand, översvämningsskada eller reningsfeni. Väl underhållna, korrekta företagsrekord kan spara tid och pengar under revisioner, eftersom informationen ska vara tillgänglig.
gränser
Datoriserad redovisning har dock begränsningar. En kontext relaterad till datoriserad redovisning är att medan programvara kan vara utrustade för att driva avancerade utvärderingar av finansiella poster, behöver du fortfarande en affärsmässig person som förstår programvaran och dess förmåga att godkänna rapporter. Noggrannhet är fortfarande ett problem när människor fortfarande måste ange data i obligatoriska fält. Misplacerade kommenor eller decimalpunkter kan leda till allvarliga bokföringsfel trots programvarukonstruktioner som är utformade för att fånga misstag.
Pengar
En annan fråga som hör samman med datoriserad redovisning är dyr att köpa tillräckligt med datorer och bokföringsprogram. Pengar som sparas från att betala anställda långa timmar för att manuellt logga in bokföringsinformation kan lätt gå förlorade jämfört med den höga kostnaden för högutbildade revisorer som är bekanta med programvaran. Programvaruföretag utkommer regelbundet med nya, uppdaterade bokföringssystem som kan vara kostsamma men anses vara nödvändiga på grund av sårbarhet för systembrister eller hacker tillgänglighet i äldre versioner.
