En inköpsavdelnings centrala roll är att anskaffa varor eller varor som används vid drift av ett företag. Genom att utföra denna roll omfattar dess mål att bygga och upprätthålla kärnleverantörsrelationer, få det bästa värdet på varor och samordna all relevant dokumentationsaktivitet exakt och effektivt.
Bygga och upprätthålla leverantörsrelationer
Historiskt sett har inköp i stor utsträckning fokuserat på att begära bud med målet att få de lägsta möjliga kostnaderna. Universitetet i Utah Health Care organisation noterar emellertid i sin upphandlingspolitik att från och med offentliggörandet används konkurrenskraftiga budgivningsprocesser endast efter behov. I stället förlitar sig många företag på att köpa avdelningar för att identifiera potentiella leverantörer, interagera med dem och utveckla pålitliga relationer med de bästa leverantörerna. Detta förhållningssätt stärker leverantörens och köparens gemensamma mål möjliggör ökad flexibilitet eller anpassningsförmåga när hinder hindrar det naturliga flödet av logistik och distribution.
Få bästa möjliga värde på varor
Täthet i fokus på att upprätthålla leverantörsrelationer är ett mål att få bästa möjliga värde på varor. "Bästa värdet" innebär en balans mellan att få rimliga priser och kvalitetsprodukter. En återförsäljare, till exempel, behöver bra priser för att göra vinster, men det behöver också högkvalitativa varor för att locka köpare. Därför, inköpsavdelningen behöver jämföra prispunkterna hos olika leverantörer till kvaliteten av sina lösningar. Universitetet i Akron påpekar i sin upphandlingshandbok att dess centraliserade inköpsavdelning bär detta ansvar för att hantera inköp i alla organisationsavdelningar.
Koordinering av relevant dokumentation
Inköpsprocesser innebär i sig mycket pappersarbete och dokumentation. University of Utah Health Care organisation noterar att en inköpsavdelningens roll är att upprätthålla kontraktsfiler på alla aktiva leverantörsrelationer, till exempel. Inköpsverksamheten är också kopplad till redovisning i organisationer som använder programvaror för företagsresurs, vilket gör att bokföringsverksamheten kan kopplas direkt till befintliga inköpsorder och kontobetalningar. I vissa fall är processen automatiserad. Därför, noggrannhet när det gäller inköpsorder och transaktionsuppgifter är lika viktigt för inköpsavdelningen som det är för bokföringsavdelningen.
