Att tillåta anställda att köpa utan riktlinjer på plats kan öka kostnaderna och minska vinstmarginalen. Klok inköp börjar med att köpa rätt kvantitet och kvalitet på varor till bästa pris och skapa ett förfarande som möjliggör övervakning av inköpsprocessen. Att använda en budget och upprätta en standard granskningsprocess kan avslöja marknadsutvecklingen för att dra nytta av och prissättningsstrukturer som annars skulle kunna förbises.
Förberedelse
Skriv en lista med alla material och objekt som företaget behöver köpa. Gruppera liknande saker tillsammans och ge varje grupp en lämplig rubrik. Till exempel skulle artiklar som pennor, juridiska kuddar och kopieringspapper alla gå under rubriken "Kontorsmaterial". Kaffe, te, koppar och plastskedar kan alla vara listade under "Kökstillbehör". Produkter som bindemedel, DVD-skivor och DVD-fodral kan gå under rubriken "Förpackning".
Identifiera alla avdelningar eller områden i företaget som kommer att köpa varor och dokumentera de grupper av objekt som varje område kommer att köpa från. Till exempel kan marknadsavdelningen köpas från rubrikerna "Förpackning" och "Kontorsmaterial". Administrativ personal kan vara den enda som köper "köksartiklar" men köper också "kontorsmaterial".
Planera en inköpsbudget för varje avdelning genom att använda företagets årliga budget som utgångspunkt. Ange en månadsbudget för varje avdelningens inköp - det kan innebära att varje avdelningschef deltar för slutgiltigt godkännande.
Samla leverantörsinformation, till exempel företagsnamn, adress, telefonnummer, kontaktperson och företagets kontonummer. Länk varje objekt som köps till en viss leverantör eller leverantörer. Det är klokt att ha en leverantörslista för varje objekt som är tre djup så att om den föredragna försäljaren är slut i lager finns det back-up-leverantörer att gå till. Att ha mer än en leverantör att köpa från förhindrar förseningar vid ordering. Detta är särskilt viktigt i företag där delar eller andra föremål måste beställas och tas emot i tid för att uppfylla tidsfrister.
Skapa relationer med säljare för att förhandla om prissättning och hantera specialorder. En utsedd försäljningsrepresentant inom ett leverantörsföretag kan ta emot och påskynda akuta order eller korta tillverkningstider.
Skrivprocedurer
Skriv en steg-för-steg-process för varje avdelning att följa vid köp. Överväg hur ett köp kommer att begäras, auktoriseras, beställas, mottas, levereras och betalas för. Överväga upprättandet av inköpslockar för olika nivåer av anställda och personal. Inkludera förfaranden för ad hoc-inköp, betalningsmöjligheter och inköp som kan kräva ett svar från andra avdelningar. Till exempel kräver inköp av nya datorer av den administrativa avdelningen IT-avdelningens engagemang och inmatning för att köpa installationsdetaljer, såsom kablar, modem och routrar.
Formulera en steg-för-steg-process för hantering av pappersarbete i inköpsprocessen. Beroende på företagets behov kan en elektronisk inköpsprocess istället för en pappersbaserad vara nödvändig.
Utforma de formulär som krävs för varje köp eller köp standardavtal formulär från en leverantör av kontorsleverantörer. Blanketter kan innehålla en inköpsformulär med behörighetsplats, en beställningsblanketten som skickas till säljaren, en blankett för att ta emot varorna i ett huvudlager och en annan som känner igen leverans till den begärande avdelningen.
Skapa en process för hantering av klagomål och ansvarsskyldighet, granskning av leverantörsrelationer och rabattstrukturer, övervakning av inköpsbudgetar och granskning och förbättring av inköpsprocessen. Tweaking och modifiering av inköpsprocessen kan ge bättre avkastning om den metodiseras. Kvartalsvisa och årliga recensioner kan lägga till företagets bottenlinje.
Skapa en handbok för inköpsprocedurer som beskriver en steg-för-steg guide för den personal som ska följa. Handboken ska innehålla tydliga steg som varje anställd måste följa för att begära, få tillstånd och göra en beställningsorder. Det ska också identifiera dem som kommer att hantera processen och är auktoriserade att godkänna ett inköp samt en godkänd leverantörslista och en formulärlista som visar formulärens fysiska plats eller var de befinner sig i företagets datanätverk.
