Titta på detta: du ringer en leverantör för att beställa några widgets och skjuter dem ett e-postmeddelande för att bekräfta. Problemet är att de skickar dig fem fall istället för fyra och landar dig med en större faktura än vad du förväntade dig. Eftersom du inte har något lagligt att hålla den säljaren ansvarig, har du inte mycket tillbaka. Du kan bli arg och hotar att hålla ut betalningen, men det kan alla bli rörigt och förstöra ditt förhållande. Vad ska man göra? I framtiden kan du överväga att implementera ett inköpsordersystem. Postkontor spelar en viktig roll för att kontrollera företagsköp, vilket hjälper dig att spåra beställningar och hantera betalningar för arbeten.
Vad är en inköpsorder?
En beställning är den officiella bekräftelsen på en order för varor och tjänster. Det fungerar som ett avtal mellan ett företag och dess leverantörer, så leverantören vet exakt vad som beställts och företaget vet exakt vilka produkter och tjänster som ska levereras och före vilket datum. När en leverantör accepterar en beställning skapar det ett juridiskt bindande avtal mellan de två parterna. Så, du kommer aldrig att vara fast med ett extra fall av widgets som du inte behöver, och leverantören är skyddad eftersom han nu har lagligt bevis på att varor och tjänster beställdes. Om du inte skapade en beställning skulle det inte finnas någon bindande order från kunden alls.
Vad ser inköpsorder ut?
Köporder ser mycket ut som en faktura. Den enda skillnaden är att köparen skapar dem, inte säljaren. Vanligtvis kommer en inköpsorder att innehålla följande information:
- Köparens företagsinformation.
- Frakt / faktureringsadress.
- Leverantörs företagsinformation.
- Detaljer om beställningen - produkt, kvantitet, pris och leveransdatum.
- Beställningsdatum.
- Postnummer
Det kan också finnas särskilda villkor för ordern, till exempel när betalningen ska göras. Många företag skapar ett standardiserat inköpsorderdokument med generell information fylld ut för att säkerställa konsistens.
Vad är ett beställningsnummer?
Om det finns ett objekt i inköpsordern måste du inkludera det är PO-numret. PO-numret är ett unikt referensnummer som gör det enklare för dig att matcha leveranser med inköp när de anländer. Att använda dem ska påskynda din fakturahantering eftersom du enkelt kan spåra när betalningar har gjorts på specifika beställningar. Det minimerar också risken för felaktiga betalningar eftersom du inte betalar ut på fakturor som inte har motsvarande PO.
Här är ett exempel. Antag att du behöver en ny uppsättning arkivskåp. Du skapar en inköpsorder med storlek, antal och specifika krav på skåpen och skickar det till tillverkaren. När tillverkaren godkänner inköpsordern skapas ett rättsligt avtal mellan de två parterna. Tillverkaren skickar skåp och skickar en faktura för det totala beloppet som ska betalas. Den fakturan kommer att referera till PO-numret. Så när du får fakturan kan du kontrollera den mot inköpsordern för att se till att de två dokumenten matchar. Om de gör det, fortsätt och betala. Om de inte gör det, har någon gjort ett fel som du behöver undersöka.
Hur integrerar du ett inköpsordersystem i ditt företag?
Om du aldrig har använt POs tidigare skulle du bli förlåtad för att tro att det är lika enkelt som att skapa en beställningsmall i Microsoft Word eller din bokföringsprogram. Dessa alternativ är bra för att skapa ett fysiskt inköpsorderdokument, men det finns några ytterligare saker du behöver tänka på innan du kan integrera ett PO-system i ditt företag:
Vem gör inköpen?
En primär inköpsorderadministratör bör kontrollera inköpsordersystemet. Detta kommer att centralisera din inköp och ge dig en klar lista över hur mycket pengar som spenderas. Så fort en PO har skapats kan administratören omedelbart fakturera kostnaden i företagsbudgeten. I grund och botten börjar du med att ta kreditkort ur händerna på allmän personal.
Vad är processen för att hämta en rekvisition?
Varje PO-process börjar med en rekvisition. Detta är en beställningsförfrågan som anställda gör när de behöver köpa varor eller tjänster. Du måste skapa en standardiserad rekvisitionsmall, som alla anställda måste använda. Många småföretag tillåter att deras anställda helt enkelt skickar en begäran till en chef, som kommer att förbinda sig med administratören att anslå en budget, få godkännande för inköp och höja den nödvändiga posten.
Lägga till ett rekvisitionssystem säkerställer att personalen måste få en centraliserad tumme upp innan de köper så att inget slits genom sprickorna. Snart har du tillräckligt med data för att spåra hur anställda använder leveranser och kolla inköpsmönster, till exempel finns möjligheter till rabatterad volyminköp från en leverantör?
Hur loggar du till PO?
Administratörer kan välja att godkänna, avvisa eller flagga en rekvisition för vidare diskussion. När rekvisitionen är godkänd måste PO-administratören ange ett PO-nummer till beställningen - du kan använda en alfanumerisk kod du vill - och spela in den på ett PO-register. Att upprätthålla ett register säkerställer att du fortsätter att köra totalt antal inköp. Du kan se effekten av en rekvisition innan du godkänner den, och uppdatera din budget varje gång en PO är upptagen. Det är också en viktig del av revisionsspåren, så att det inte finns några skillnader mellan leveranser som kommer in och betalningar går ut.
Hur kommer du att hantera leverantörer?
Självklart måste du låta dina leverantörer veta att du flyttar till ett PO-system. Detta är lika enkelt som att kontakta leverantörerna och informera dem om att du ska skicka in en beställning innan du gör någon betalning för varor. Hur du får PO till leverantören är upp till dig - oftast kommer administratören att maila den direkt till mottagaren.
När säljaren har fått din beställningsorder ska de noggrant kontrollera om det finns fel innan de förbereder varorna som ska levereras. Många större leverantörer brukar PO-backade inköp och har installerat system som kommer att flagga ditt konto om du försöker köpa utan PO.
Hur kommer du att förena fakturabetalningar med PO-registret?
Om du behåller ett aktuellt PO-register, är det inte särskilt svårt eller tidskrävande att förena fakturor eller kreditkortsutlåtanden mot inköpsordern. Du letar bara efter att flagga något köp som inte spelades in med en PO. Då är det ett fall att utbilda personal för att eliminera eventuella överskott i framtiden.
Ska du automatisera inköpsorderprocessen?
Istället för att göra saker manuellt kan du välja att investera i inköpsprogram för småföretagare. Dessa system kan automatisera dina rekvisitioner och rutinmässiga godkännanden och generera PO automatiskt, vilket gör det hela mycket mindre utmanande. De hanterar också dina inköpsdokument från en centraliserad på en plats, tillgänglig från var som helst, vilket gör det enklare att hantera inköpsorder på språng. Vissa system har andra användbara funktioner, till exempel en leverantörskatalog för att göra inköpsrekvisitioner enklare och bekvämare för dina anställda.
Plattformar är så breda som de är långa, och det finns många översynssidor på nätet som hjälper dig att begränsa alternativen. Som alltid, dra nytta av demo och gratis provperiod, så du är övertygad om att du har fattat rätt beslut innan du köper.
