Inköp är en avdelning inom den finansiella avdelningen för ett företag som säkerställer leveranser och material som krävs av andra avdelningar skaffas effektivt. Allt beställt för varje avdelning måste gå igenom inköpsavdelningen. Trots att företagen har olika inköpsriktlinjer har alla företag vanliga inköpsrutiner.
Beställning
Varje tjänst, material eller leverans som begärs av varje avdelning måste lämnas in som inköpsorder. Denna köporder är ett bokföringsnummer för att säkerställa att rätt belopp betalas till leverantören eller leverantören. Numret följer också ordern för att se till att den tas emot i rätt tid såväl som i önskad kvalitet och kvantitet som behövs. Inköpsordern används också av säljaren eller leverantören vid fakturering av företaget efter leverans av ordern.
Köpa offert
Inköpsavdelningen ansvarar för att hitta den produkt, tjänst eller leverans som begärs. En inköpsagent finner olika leverantörer, begär offerter och bestämmer vilken leverantör som uppfyller behoven hos avdelningsförfrågningarna. I inköpsförfarandet beskrivs den process genom vilken inköpsavdelningen lämnar offertförfrågningar från leverantörer och leverantörer. Varje avdelningschef måste informera inköpsavdelningen om det exakta objektet som krävs, detaljerna för de önskade objekten och den mängd som är nödvändig för att driva respektive avdelning.
Övervakningsförfarande
När avdelningarna har lämnat inköpsavdelningen information om den tjänst, leverans eller material som krävs, övervakar inköpsagenten ordningen under hela processen. Den inköpsagent som tilldelats ordern måste följa upp säljaren om det ändras eller uppdateras och övervakar ordern tills den har tagits emot. Efter att varan har mottagits, garanterar inköpsavdelningen att ordern är korrekt och inom de kontraktspecifikationer som anges.
