Företag etablerar inköpsförfaranden för att säkerställa att inköp är i bolagets bästa och att pengar spenderas effektivt. Dessa förfaranden omfattar allt från små inköp från en enda leverantör till omfattande budprocesser. I en budgivning väljer en inköpschef det bästa erbjudandet från en lista med leverantörsbud, baserat på kostnad, tillförlitlighet och tidsram för att ta emot varorna.
Fickpengar
Företagen sätter en gräns för småköpsköp, till exempel $ 25 eller $ 100. En anställd som gör inköp med mindre pengar gör det ofta med sina egna pengar. Han håller kvittot och skickar en blankett till sin handledare eller lönedelsavdelningen som inkluderar kostnaden för varan inklusive skatt, anledningen till inköpet, datum och leverantör. Han får då ersättning för inköpet från likviditetsfonden.
Öppen marknad
Öppna marknadsköp kräver ingen budgivning, men behöver ofta godkännandet av en inköpsavdelning, eftersom priset på varorna ligger över gränsytan. En beställare gör en förfrågan på varor, ibland namnger en specifik leverantör, och om begäran är godkänd gör hon inköp direkt från säljaren. Hon kan shoppa och få muntliga prisnoteringar från leverantörer, men hon behöver inte och kan välja säljaren själv.
Begäranbjudande
Ett företag anger en inköpsgräns för att bestämma när beställaren ska hantera det mesta av inköpsbudgeten och när inköpsavdelningen kommer att. Om kostnaden för varor ligger under den gränsen och en budprocess är nödvändig, sammanställer beställaren en lista över bud från säljare och skickar buden till inköpsavdelningen, som väljer säljaren med det bästa erbjudandet. Den begärande budgivningen kan innehålla en tidsram för att acceptera bud.
Inköp avdelning
När kostnaden för varor eller tjänster överstiger en inköpsgräns, hanterar inköpsavdelningen det mesta av inköpsförfarandet, med hjälp av beställaren. Förfrågaren förklarar varför han behöver varorna och inköpsavdelningen begär bud från leverantörer under ett visst antal dagar. När den tiden löper ut väljer inköpsavdelningen säljaren med det bästa erbjudandet.
