Oavsett om det är en bostadsrättsförening eller ett multinationellt företag, utgör mötesprotokollet den rättsliga grunden för eventuella åtgärder som tagits av gruppen. Anslag, politik, inköp - någon verksamhet i bolaget, ideella eller vinstdrivande - måste registreras i minuter. Vissa organisationer är mer informella än andra - du skulle antagligen inte höra en granne som flyttade för att lägga en rörelse på bordet i en kyrkomité - men alla måste fungera enligt beslut som fattas av deras styrande organ. Protokoll ger bevis på dessa åtgärder och definierar deras avsikt.
Var redo
Planera framåt. Sammanfoga dagordningen och en lista över medlemmar eller mötesdeltagare i hand inför mötet. Om din grupp inte brukar arbeta med en agenda, uppmuntra den att börja göra så för att behålla fokus. Ta reda på hur många medlemmar som behövs för att bedriva verksamhet, så att du kan notera närvaron av ett kvorum i protokollet om det behövs.
Gör en mall att använda för dina anteckningar. Inkludera mellanslag för datum, tid och plats och en checklista över medlemmar att avmarkera deltagare och frånvaro. Om mötet involverar offentliga inmatningar, inkludera rader för namn och frågorna adresserar var och en. Flera webbplatser som Meetingtemplates.com erbjuder gratis mallar för olika typer av möten.
Fyll i datum, tid, plats, deltagare och kvoruminformation vid mötet. Notera vem ringde mötet för att beställa och tiden. Om möjligt, fråga allmänheten om att registrera sina namn så att du inte behöver fråga hur man stavar dem. I stora medlemsgrupper cirkulerar du ett anmälningsblad för att dubbelklicka på din deltagande checklista.
Kör exakt
Spela in varje problem och varje åtgärd som tagits på var och en. Ange alltid namnet på den medlem som gjorde rörelsen. Den första rörelsen är i allmänhet att godkänna protokollen från ett tidigare möte, följt av eventuella kommittérapporter. Inkludera rekommendationer och åtgärder som vidtas som svar. Bevara skriftliga kommittérapporter för att inkludera med sista minuten. Försök inte att sammanfatta diskussionerna.
Notera namnen på de som introducerar, flyttar eller på annat sätt förespråkar åtgärd tillsammans med en korrekt omställning av varje rörelse. Många organisationer registrerar också personen som rör rörelsen. Tveka inte att fråga om omformulering eller förtydligande - den här officiella posten binder gruppen till specifika åtgärder.
Spela in röster enligt din organisations system. Du behöver minst ett antal röster. Vissa grupper lägger också till namn och registrerar hur varje enskild person röstade.
Anteckna tid och metod för uppskjutning. Skriv ditt namn som sekreterare-minut-keeper.
Följ igenom
Skriv minuter upp omedelbart, medan mötet är friskt i ditt sinne. Få dem till ledaren för godkännande inom en dag eller två tillsammans med en lista över rapporter eller utställningar.
Skicka minuter till medlemmar och deltagare som har begärt dem via e-post, första klassens mail, en delad app som Microsoft OneNote eller ett molnprogram som Google Drive.
Förbered en officiell kopia och bifoga originalrapporter och utställningar för den permanenta posten.
tips
-
Försök att perfekta en mall för din organisations behov istället för att försöka passa dina mötesnoteringar till en abstrakt mall. Många affärsmallar är för informella för organisatoriska eller offentliga möten.
Uppmuntra användningen av Roberts Order of Order i din organisation. Det är ett allmänt använt format som kan anpassas till formellt och informellt möte.
