Den som hälsar kunder när de går in på ett kontor presenterar en bild av företaget. En oorganiserad, likgiltig receptionist presenterar företaget som oprofessionellt och otrevligt. Under tiden hälsas varmt av en uppmärksam personal gör en klient känner sig värd och kan leda henne att odla ett längre förhållande med företaget. Kom ihåg också att besökare i vissa typer av kontor som läkare eller terapeutens kontor och före viktiga möten som intervjuer kan känna sig nervös. En vänlig hälsning kan hjälpa till att sätta dem lugnt.
Placera ditt skrivbord för att möta ingången, så att du ser kunderna när de kommer in. Se till att kontoret ser tidigt ut i början av varje dag och håller det ordentligt hela dagen. Leverera paket omedelbart eller placera dem ur sikte. Håll papper ordentligt arkiverat och din mötesbok tillgänglig. Ha lämpliga dataprogram som körs så att du enkelt kan slå upp en kunds information.
Smile och välkomna kunden, förmedla äkta värme och entusiasm. Använd en hälsning som signalerar att du har väntat honom, om så är fallet - men bara om du vet att det här är klienten du har väntat på. Om du förväntar dig en klient hos din advokatbyrå kl. 9, och en man klädd för ett affärsmöte går in, kan du le och säga, "Hej, är du John? Det är väldigt trevligt att träffa dig." Ange aldrig klientens fullständiga namn - behandla denna information som konfidentiell. Använd en mer allmän hälsning om du inte känner kunden, till exempel, "God morgon, välkommen till XYZ Firm. Hur kan jag hjälpa dig idag?"
Ge hjälp till kunden genom att ordna en tidpunkt, ge henne pappersarbetet hon måste fylla i eller låta henne veta att du kommer att berätta för den lämpliga personen att hon har kommit fram. Låt kunden veta hur länge hon kanske behöver vänta. Fråga henne om hon har några frågor och svara på dem så gott som möjligt. Om du måste kontrollera svaret, försäkra henne om att du ska.
Uppmuntra kunden att slappna av medan han väntar. Erbjud kunderna förfriskningar som vatten, kaffe eller te, om de är tillgängliga. Om kunden avböjer erbjudandet, berätta för honom att han meddelar om han ändrar sig. Fortsätt le och gör ögonkontakt när du talar med kunden, förmedla värme och entusiasm.
Be om att klienten väntar ett ögonblick om du måste svara på telefonen. Svara telefonen med hälsning, till exempel, "God morgon, det här är Terri från XYZ Firm. Kan du hålla i ett ögonblick?" Tacka den som ringer för att hålla och försäkra henne att du kommer att vara rätt med henne. Ta sedan hand om kunden på kontoret.
Följ ditt kontors protokoll för att introducera kunder till personal. Uppmana medarbetaren så snart kunden har kommit, om du vet att anställd inte träffas med en annan besökare. I annat fall sammankalla lämplig anställd via telefon när kundens möte är planerad att börja.
Escort klienten till anställdens kontor om detta är det godkända förfarandet på ditt kontor, och personalen har angett att hon vill börja mötet. Alternativt, kalla personalen till vänteläget för att möta kunden. Introducera klienten och personalen om de ännu inte har träffat, med efternamn eller förnamn, beroende på vilket företag ditt företag föredrar.
