Finansiella rapporter till aktieägare, marknadsplaner och kvalitetsbedömningar är alla exempel på rapporter skrivna för företag. En kort rapport är precis som vilken som helst annan rapport men med färre sidor. Det ska innehålla huvudrapportens mål, sammanfatta bakgrundsinformationen, granska alternativen och rekommendera ett sätt framåt. Behandla rapporten som ett projekt - planera det och skriv det i en tydlig och enkel stil. Kort är bra, för det är mer troligt att upptagna eller ointresserade men viktiga parter kommer att läsa den.
Planera
Möt med överordnade för att klargöra kraven, eftersom de kommer att avgöra rapportens format och innehåll. Exempelvis kommer en projektbedömningsrapport inte att struktureras på samma sätt som en marknadsplan eller en finansiell rapport.
Undersök bakgrundsmaterialet, inklusive dokument till dig när du tilldelades skriftliga uppdrag och material som du samlar självständigt från Internet, biblioteket och från möten och samtal med intressenter (t.ex. affärsenhetschefer, leverantörer och kunder).
Förbered rapportmallen, inklusive en sammanfattning, en introduktion, avsnitt för alternativ och förslag till lösningar, rekommendationer och en slutsats.
Innehåll
Skriv introduktionen. Vanligtvis inte längre än en paragraf bör introduktionen ange rapportens syfte och identifiera nyckelfrågorna. Det borde vara en guide för resten av rapporten men borde inte sammanfatta den. Till exempel kan den första raden vara: "Syftet med denna rapport är att undersöka lösningar för de pågående kvalitetsproblemen i vår tillverkningsanläggning", följt av en sammanfattning av huvudfrågorna.
Montera rapportens kropp. I tillverkningsenhetens exempel kan sektioner innehålla tekniska detaljer, en lista över alternativa lösningar tillsammans med en kostnads-nyttoanalys för varje och rekommendationer. En affärsplan skulle ha en annan uppsättning sektioner, såsom marknadsundersökning, konkurrensanalys och finansiella prognoser. Oavsett formatet ska sektionerna vara i logisk ordning så att läsaren inte behöver vända fram och tillbaka för att räkna ut innehållet.
Slutrapporten genom att referera till rapportens mål. För tillverkningsanläggningens exempel kan slutsatsen vara en genomförandeplan för den rekommenderade lösningen. För en finansiell rapport kan slutsatsen vara affärsutsikterna.
Ange de referenser som anges i texten genom att identifiera den publikation de kom ifrån, titeln, författaren och datumet. Lista andra relevanta källor i en bibliografi eller resurs sektion.
Skriv den sammanfattande sammanfattningen. I ungefär en punkt eller två sammanfatta rapporten så att en upptagen verkställande kan förstå de viktigaste punkterna och skumma igenom detaljerna senare. För en finansiell rapport kan sammanfattningen bara vara en tabell som visar nyckeltal och resultatutveckling.
Förbered en försättsblad med rapportens titel, datum och författares namn och tillhörigheter. Inkludera en innehållsförteckning för rapporter som är längre än 15 sidor.
Adressera överföringsbrevet till en person (en chef eller en avtalsman), inte till en avdelning. Identifiera de viktigaste rekommendationerna i rapporten, ge din kontaktinformation och lista bilagorna.
tips
-
Tabeller, diagram och detaljerade beräkningar ska placeras som bilagor, men nyckelföretaget bör ingå i huvudrapporten.
