Korta rapporter är ett effektivt verktyg för att kommunicera med en chef, som vanligtvis är en upptagen chef. De kan användas för att rapportera om framstegen i ett projekt, veckovis eller månadsvis finansiella prognoser eller rapporter om produktionsverksamhet. Till skillnad från omfattande rapporter som kräver omfattande forskning och detaljer kräver korta rapporter endast den grundläggande men viktigaste informationen. Att skriva en kort rapport följer en liknande typ av rapportskrivning, förutom att sammanfattningen, bakgrunden, innehållet, slutsatsen eller rekommendationerna är kortfattad.
Samla in data som är relevanta för projektet som du rapporterar om. Gör detta genom att använda tillgänglig data, t.ex. finansiella rapporter, genomförbarhetsrapporter och undersökningar som redan har gjorts. Använd relevanta referensmaterial, t.ex. böcker eller information från informerade tredje parter, till exempel branschexperter som data för din rapport.
Skriv in datumet, namnet på den chef som du skickar rapporten till, ditt namn, din signatur och ämnet för rapporten längst upp till vänster i papperet.
Sammanfattar innehållet i rapporten kortfattat genom att ange problemet, resultaten, framstegen hittills eller ett förslag till att lösa problemet. Ange kortfattat vad du förutse kommer att vara fördelarna med projektet.
Beskriv bakgrunden genom att skriva en kort historia av det pågående projektet eller affärsuppgiften som du rapporterar om. Inkludera namnen på de personer som är involverade i uppgiften eller projektet, t.ex. projektteammedlemmar, utbildare eller avdelningsledare. Ge ytterligare förklaring till vad uppgiften eller projektet handlar om.
Skriv rapportens kropp eller innehåll genom att inkludera resultaten och uppgifterna som samlats in i steg 1. Ge en kort analys av resultaten och ange vad de betyder för hela projektet och verksamheten. Inkorporera kartor, frågeformulär, enkäter och referenser i rapporten för att stödja din analys.
Rita en slutsats genom att kort ange status för ett projekt eller en uppgift. Ge rekommendationer endast om chefen har begärt detta. Ge ca två korta och viktigaste rekommendationer som sammanfattar alla andra rekommendationer som du annars skulle lista i en längre rapport.
tips
-
Även om det är kort, bör rapporten inte lämna läsaren med obesvarade frågor. Ge all nödvändig information på ett tydligt och exakt språk.
