En organisation utför en gapanalys för att mäta sin verkliga prestanda mot var dess mål. Företag kan identifiera luckor ur olika perspektiv, inklusive kompetens, affärsriktning, affärsprocesser, informationsteknik eller organisationsövergripande prestanda. Klyftanalysprocessen innebär att man gör en bedömning och dokumenterar resultaten. Företaget måste först erkänna och godkänna skillnaderna mellan företagets framtida behov och nuvarande kompetens. Som med de flesta utvärderingar har processen sina fördelar och nackdelar.
Organisationsöversikt
En gapanalys kan ge beslutsfattare en övergripande översikt över hela företaget eller en viss funktion, såsom redovisning, informationsteknik eller verksamhet. Detta gör det möjligt för ledare och chefer att avgöra om avdelningen eller organisationen har resurser för att uppfylla sitt uppdrag, mål och mål. Till exempel kan en skola göra en gapanalys för att få insikt om var det står i förhållande till genomförandet av en skolförbättringsprocess. Denna typ av översikt hjälper organisationen att identifiera luckor, analysera de faktorer som ledde till den nuvarande situationen och skissera den grund som krävs för att förbättringar skall kunna ske.
Upprätta prioriteringar
Efter avslutad överblick kan organisationen utvärdera data och skilja de mest relevanta uppgifterna för att rangordna önskade resultat och mål. Spaltanalysen hjälper ett företag att fokusera sina ansträngningar och fatta välgrundade beslut. Dessutom kan ett företag fördela begränsade resurser och utforma effektiva budgetar genom att ta hänsyn till sina viktigaste problem. Prioriteringar kategoriseras som höga, medelstora och låga; klassificeringen betyder inte nödvändigtvis att prioriteten har rangordning över andra för uppmärksamhet eller resurser, men kan hjälpa till när man utför ytterligare utredningar av problem.
Projektkostnader
Tid och kostnad representerar två av de största nackdelarna med att utföra en gapanalys. Typiskt kommer en organisation att ta med en konsult för att utföra bedömningen; även delaktighet tar värdefull tid bort från anställda som deltar i projektet. Dessutom måste styrelseledamöter och chefer också delta i utforskningen och utvärdera resultaten. Beroende på de resultat som förväntas vid analysens igångsättning kan det vara mer kostnadseffektivt att fråga chefer och handledare om sina åsikter om eventuella luckor eller brister.
Moral
Att föra in en konsult för att göra en gapanalys kan leda till oro eller misstankar, vilket i slutändan kan påverka personalmoral. Detta är särskilt sant om processen utvärderar medarbetarnas färdighetssätt. Gör ett försök att kommunicera syftet med utvärderingen till anställda; förklara hur projektet gynnar dem och organisationen. Detta kan hjälpa dem att förstå betydelsen av analysen och lindra vissa problem. Överväga att avlägsna eventuella spänningar genom att be nyckelpersoner att arbeta med gapanalysteamet; De kan låna sin erfarenhet eller kompetens genom att fungera som kontakter för sina avdelningar.
