Innan e-post blev populär, presenterade faxöverföringar det enda sättet att skicka skriftlig kommunikation snabbt. De kan ge papper och utskrifter på några få minuter i hundratals eller tusentals mil. Eftersom e-post har kommit till stor användning har vissa företag helt övergivit faxmaskiner. Faxar har fortfarande vissa fördelar jämfört med e-post.
Pappersproblem
Eftersom faxöverföringar använder papper och e-post, kommer inte problem med papperet att sätta faxkommunikation i nackdelen. Liksom skrivare kan faxmaskiner uppstå pappersstopp. Till skillnad från skrivare kan dessa papperskvadd förekomma i en av de två maskiner som behövs för att slutföra en faxöverföring. Originaldokumentet kan fastna i den sändande faxmaskinen, vilket möjliggör att dokumentet blir oanvändbart om papperet är tillräckligt svårt. På mottagaränden skrivs papperet på kanyler i faxmaskinen och stör hela processen. Mottagningsmaskinen kan också löpa ut ur papperet, och användaren i den änden kanske inte inser att papperet är borta under en tid. Denna fördröjning kan göra att tidskänslig kommunikation går obesvarad i timmar eller dagar.
Ett steg Process
En av de största styrkorna för faxöverföringar inträffar när en person hanterar ett signerat dokument eller ett dokument som bara existerar i en kopia. Om den personen vill skicka dokumentet i ett e-postmeddelande måste han bilda dokumentet med en skanner eller multifunktionsskrivare. Användaren måste sedan redigera den skannade bilden innan du väljer en plats på datorns hårddisk för att spara det skannade dokumentet. När personen skickar e-postmeddelandet måste skanningsfilen bifogas e-postmeddelandet. Däremot placerar en person som använder en faxmaskin bara dokumentet i maskinen och träffar några tangenter för att skicka det till mottagaren.
Redigerar
Dokument som skickas via e-post kan redigeras av en användare, medan dokument som skickas via fax inte kan. I situationer där de två parterna samarbetar om ett projekt bidrar möjligheten att redigera dokumentet att underlätta det samarbetet, vilket ger båda användarna enkel att göra ändringar snabbt. Om de två parterna är engagerade i ett motsatsförhållande kan en faxöverföring bli mer attraktiv. Naturen i faxdokumentet med hårddisk gör att dokumentet ändras för att svika eller manipulera den andra parten svårare.
Kombination
Många datorer och skrivare idag kan skicka både fax och e-post. Det betyder att digitala filer kan skickas från en dator till en faxmaskin, där den levereras som ett pappersdokument. Dessa datorer och skrivare kan också ta emot faxöverföringar från faxmaskiner, vilket ger fördelarna med både fax och e-post.
