Att hålla reda på alla dina företags intäkter och kostnader kan verka överväldigande, även när du driver ett litet företag. Det finns beräkningar att göra, rapporter för att förbereda, räkningar att betala och skatter till fil. Listan över ekonomi som behöver sammanställas varje månad, kvartalsvis och årligen är ofta oändlig.
Den goda nyheten är att småföretagers bokföringsprogram finns för att effektivisera processen. Rätt programvara låter dig hålla reda på all din finansiell information på ett ställe och få tillgång till de realtidsrapporter som du behöver för att ditt företag ska fungera smidigt.
Varför behöver jag Small Business Accounting Software?
Small Business Accounting Software tillåter även den mest matematiskt utmanade att upprätthålla noggranna finansiella poster. Istället för att manuellt spåra inköp, kvitton och vinst från kalkylblad på din stationära dator kan du spara tid och arbetskraft genom att spåra allt i ett elektroniskt bokföringsprogram.
Det finns många fördelar med att använda småföretagers bokföringsprogram som kan hjälpa ditt företag att köra mer effektivt. Några av fördelarna är följande:
- Strömmer din redovisning. Med småföretagers bokföringsprogram har du tillgång till all din finansiell information på ett ställe. Du behöver inte kolla med flera avdelningar för att få den information du behöver eller vänta till slutet av månaden för att se på din ekonomi. Istället kan du logga in på din bokföringsprogramvara när som helst på dygnet, från vilken enhet som helst, för att se om fakturor betalades, varulager skickades ut, vilken del av ditt företag är lönsamt och där du kan göra några förbättringar.
- Minskar mänskligt fel. Oavsett hur kompetent dina anställda är, finns det alltid utrymme för mänskliga fel. Small Business Accounting Software hjälper till att minska fel i beräkningar och rapportering genom att hålla reda på finanserna elektroniskt. När processer som fakturering, tidtagning och faktura samlingar görs via bokföringsprogrammet, som ökar noggrannheten i dina finanser ännu mer.
- Tillåt team samarbete. Programvara för småföretag gör det möjligt för mer än en person att få tillgång till ditt företags finansiella information. Du kanske vill att folket som hanterar lön, marknadsföring, lager och försäljning ska ha tillgång till finansiell information i realtid för ditt företag så att de bättre kan utföra sina uppgifter. Med bokföringsprogramvara som är baserad i molnet eller laddad på varje persons dator kan medarbetare från hela företaget logga in och få den information som behövs.
- Ger insikter. Med ett knapptryck kan småföretagens bokföringsprogram ge dig omedelbar storbildsinsikt i ditt företag. Baserat på dessa kan du bättre skräddarsy dina utgifter, försäljningsinsatser, lager och personal för att göra ditt företag mer lönsamt.
- Håller information säker. Dagens bokföringsprogramvara är säker, vilket säkerställer att företagets uppgifter kvarstår inom företaget. De flesta programvaran krypterar information så att den endast kan nås av ditt företag. Många ger individuella inloggningar för varje anställd så att endast vissa personer kan se vissa aspekter av din ekonomiska information. Till exempel kan du ge din personaladministratör tillgång till tidskrifter och löneuppgifter och inte till all annan ekonomisk information för ditt företag. Om du accepterar betalningar direkt i din bokföringsprogram, krypteras de också.
- Genererar omedelbara rapporter. De flesta små bokföringsprogramvara gör att du kan anpassa rapporterna du behöver och ha direkt tillgång till dem när du vill ha dem. Du kan omedelbart dra sådana rapporter som ditt resultat- och förlustdeklaration, sammanfattningen av momsskatt, fakturahistorik, betalade insamlingar och kostnadsrapporter. Detta hjälper till att skära i tid som dina anställda kan spendera och sätta ihop denna typ av information. Du kan till och med automatiskt generera rapporter som visar data på ett sätt som är meningsfullt för dig, till exempel cirkeldiagram eller diagram.
- Ger branschspecifik rapportering. Om du väljer programvara för småföretag som är specifik för din bransch, undviker du att göra anpassning som kan öka priset på programvaran. Du får också tillgång till rapportering som är mer värdefull för ditt företag. Om du till exempel är vårdgivare kan du behöva funktionalitet som gör att du kan betala försäkringsbolag. Om du hittar programvara som är specifik för hälsovårdsindustrin, kan den här funktionaliteten eventuellt inkluderas eller vara ett ganska rimligt tillägg. För programvara som är för generiska industrier kan det vara så att driva priset på programvaran upp med den här funktionen för ditt företag.
- Håller dig nuvarande på bästa praxis. Ett program för småföretagare redovisning kan hålla din verksamhet aktuell på bästa redovisningsprinciper. Med automatiska mjukvaruuppdateringar och handledning om nya funktioner kan du hålla dig till de senaste rapporterings- och skattepraxisen utan att behöva förlita sig på din revisor.
Rätt typ av programvara för mindre företagskonto innebär färre huvudvärk för dig och mer tid för all din personal att fokusera sina energier på annat håll. Så hur väljer du rätt programvara för ditt företag?
Vilken bokföringsprogramvara är bäst för ett litet företag?
Att besluta om att få småföretagers redovisningsprogram för ditt företag är ofta den enklaste delen av processen. Ju svårare är att bestämma vilken specifik programvara som ska användas.
Det finns en mängd olika alternativ på marknaden, varav de flesta kan anpassas till din verksamhet och behov. Innan du börjar med att bestämma vilken programvara för småföretag som ska ladda ner eller registrera dig, var noga med att du vet vilka funktioner du vill ha. Ta dig tid att undersöka dina alternativ och funktionerna varje erbjudande.
Skapa en lista med de funktioner du vill ha och en annan lista med dem du vill ha men kunde göra utan. Dessa kan innehålla:
- Lagerhantering.
- Banking
- Lön och tidskriftsspårning.
- Fakturering
- Kundfordringar.
- Fakturerbara timmar.
- Försäljningskommissioner.
- Automatisk fakturering.
- Flera användare.
När du vet vad du vill, börja prissätta dina alternativ. Bestäm om du vill ha småföretagers bokföringsprogram för nedladdning på din dator eller om du hellre vill ha tillgång till ett molnbaserat program som du kan komma åt från vilken enhet som helst. Det finns ett brett utbud av prissättning baserat på det program du väljer, de funktioner du vill ha och den anpassning som behöver göras. Ha en budget i åtanke innan du fattar ett slutgiltigt beslut, med tanke på att kostnaden ökar när du väljer mer anpassning.
Också, överväga vilken liten affärsredovisningsprogramvara som är mest intuitiv för dig att använda. Medan många produkter har liknande egenskaper kan den faktiska instrumentpanelen och implementeringen av produkten variera. Du ska välja en som du är bekväm med att använda, så se till att du ser en demo av produkterna du är intresserad av. På så sätt kan du få en känsla för hur du skulle använda produkten och om det är tillräckligt enkelt för dig att navigera. Det sista du vill göra är att investera mycket pengar i en liten programvara för nedladdning av programvara som är för frustrerande för dig att använda.
Förutom att prova programmet, få en lista över referenser som använder programvaran du är intresserad av. Om möjligt, hitta en som är i en liknande bransch som din, eftersom de troligen kommer att använda programvaran på samma sätt som du skulle. Ställ frågor om genomförandeprocessen, hur de anpassade funktionerna fungerar och hur lyhörd kundserviceteamet är. De svar du får kan hjälpa dig att göra det bästa beslutet för ditt företag.
Om du har en, checka in med din IT-avdelning innan du fattar ett beslut. Du kan ha begränsningar av lagrings- eller bandbredd som gör vissa program oförmögen att ha hos ditt företag. Tekniken i detta är bäst för dem som har en bra förståelse för datanätverk i ditt företag.
Finns det några gratis småföretagers bokföringsprogram?
Rätt programvara för småföretag kan vara en investering. Om du inte är redo att göra ett ekonomiskt åtagande, kan du hitta gratis online-program för småföretag redovisning gratis.
Småföretag redovisning programvara som är gratis tillåter dig bara mycket grundläggande redovisning funktioner, till exempel betalar fakturor och fakturering kunder. Vissa småföretagers bokföringsprogram som är gratis begränsar andra funktioner, till exempel antalet tillåtna användare, antalet bankkonton som kan kopplas och begränsad rapporteringsfunktionalitet.
Det finns en del gratis redovisningssystem på marknaden som har mer kompressiva egenskaper, men kan saknas på andra områden. Till exempel kan programvaran tillåta dig att skapa nödvändiga finansiella rapporter, men inte tillhandahålla nödvändigt kundsupport. Om du inte är väldigt tekniskt kunnig kan en brist på kundsupport göra den fria programvaran inte värt din tid.
Om du letar efter något väldigt grundläggande som får dig till rytmen för att använda bokföringsprogram, kan det vara gratis att skriva ett litet redovisningsprogram för dig som är gratis. Många låter dig uppgradera till mer betalda funktioner eftersom du blir bekvämare med hjälp av programvaran. Var bara medveten om att du inte kommer att kunna komma åt många av dessa funktioner om du bara använder den fria versionen av programvaran.
Om du väljer den fria rutten, var god välj en produkt som har något namnigenkänning. Läs recensioner från andra användare och få rekommendationer när det är möjligt. Eftersom du lägger in känslig och viktig företagsinformation, vill du inte bara använda någon liten affärsredovisningsprogramvara nedladdning du hittar online.
Behöver jag också en revisor?
Du kanske undrar om du fortfarande behöver en revisor om du håller reda på alla dina finanser elektroniskt. Svaret är i allmänhet ja. Det är en bra idé att ha en certifierad professionell revisor granska din information för att se till att allt spårar korrekt och att du inte har förbisett någonting som kommer att vara avgörande, kommer skatt tid. En revisor kommer också att hålla dig uppdaterad om de senaste skattebestämmelserna och kraven så att du ser till att du alltid överensstämmer.
En av de funktioner som finns i de flesta små bokföring programvara är möjligheten att ge din revisor tillgång till programmet. Du kan vanligtvis bjuda in din revisor på ditt konto så att de kan se all information de behöver för att hålla din ekonomi på rätt spår. Din revisor har begränsad funktionalitet så att de inte kan göra ändringar utan ditt tillstånd.
Om du redan har en revisor, kanske du vill fråga vad hon rekommenderar för småföretagens bokföringsprogram. Med tanke på hennes kunskap om ditt företag kan hon ha några specifika rekommendationer för vad som skulle fungera bäst för dig. Hon kan också ha några preferenser för vilken programvara som integreras bäst med vad hon använder på hennes slut.
Att hitta rätt programvara för små bokföring för ditt företag kommer bättre att ställa dig upp för ekonomisk framgång i det långa loppet. Var noga med att göra rätt grund och forskning för att välja en produkt som passar din erfarenhetsnivå, företag och industri. Det är en investering i ditt företags framtid att du vill se till att du gör rätt första gången.
