En huvudbok (GL) innehåller fem avsnitt: tillgångar, skulder, eget kapital, intäkter och kostnader. Var och en av dessa avsnitt är en separat bokföringsbok eller bok, så GL är vad som hänvisas till när du pratar om ditt företags böcker. Varje bokföringsbok innehåller flera konton, så din kostnadsbokföringsbok innehåller de här kontona: hyra, telefon, elverktyg, kontorsmaterial och alla andra individuella utgiftskategorier du kan ha i din verksamhet.
Föremål du behöver
-
12 månaders kontoutdrag
-
Diagram över konton (COA)
Organisera ditt Ledger-system
Undersök dina kontoutdrag och sammanställ en lista över vanliga månatliga utgifter, kvartals- och årskostnader och en annan lista över rörliga utgifter som kontorsmaterial, marknadsföring, underhållning och resor. Använd dessa listor när du konfigurerar ditt kontoplan.
Upprätt ditt diagram över konton. De olika beståndsdelarna i din COA är traditionellt numrerade enligt följande: 1000-1999 tillgångar, 2000-2999 skulder, 3000-3999 ägarens eget kapital, 4000-4999 inkomster, 5000-5999 kostnaden för sålda varor, 6000-6999 marknadsföring och immateriella tillgångar, 7000 -7999 övriga intäkter, 8000-8999 administrativa, resor, personal och diverse affärskostnader.
Marknadsföring och immateriella kostnader kan innehålla 6000-6099 allmänna kostnader, 6100 reklam, 6200 finansiella avgifter, 6300 välgörande donationer, 6400 avskrivningar, 6500 anställda, 6600 skatter, 6700 försäkringar. Varje kategori delas vidare in i numrerade underkategorier som tjänstemän och direktörsförsäkringar, fel och försummelser försäkring, ansvarsförsäkring, fordonsförsäkring och annan försäkring du bär.
Den administrativa, resande, personal- och diverse affärsutgiftsboken kan innehålla underkategorier som 8100 hyra, 8200 elverktyg, 8300 Internet, 8400 telefon, 8500 juridiska, bokföring och konsulter, 8600 löner och löner, 8650 löneavgifter, 8700 kontorsmaterial, 8800 reparation och underhåll, och andra kostnader för att göra affärer.
Ta en av dina nuvarande räkningar, en räkningen. Markera ditt huvudkontonummer på den. Titta under administrativ, resande, personal och diverse kategori av din COA och hitta kategorin 8200 elverktyg. Om du skiljer ut verktyg i ditt lager från kontorslokalerna och dem för utställningsrummet, bör du skapa kontonummer för var och en av dessa kategorier så att ditt lagerförteckning kan vara 8220, kontoret 8230 och showroom 8240.
tips
-
Redovisningsprogramvara, som QuickBooks, har eliminerat många av de grundläggande sysslorna för redovisning som att ställa in huvudboken och kontoplanen, men du kanske vill konsultera din revisor för att du ska ställa in din COA korrekt. Anledningen till COA är att organisera olika typer av intäkter och kostnader för skattemässiga ändamål.
Varning
Får inte termen "konto" i bokföring förväxlas med konto i bank. I redovisning hänvisar det till ett system eller organisera poster i kategorier så att de enkelt kan segregeras för att göra förberedelsen av årsskatterna lättare.
