Inspelning av rörelser i möten är en väsentlig del av processen att hantera någon organisation. Uppgiften kan vara tråkig men viktig. Det är upp till sekreteraren för mötet att erkänna att det inte är viktigt att registrera allt som sagts, bara vad som gjordes eller beslutades vid mötet. Motioner är särskilt viktiga eftersom de ger en fast grund för senare åtgärd, och även personer som deltog i mötet kan behöva gå tillbaka och konsultera protokollen för att komma ihåg exakt vad de enats om att göra.
Spela in de grundläggande uppgifterna som är relevanta för mötet, särskilt datum och namn för deltagare. Notera någon som var frånvarande och närvaron av någon med fullmakt som företräder de frånvarande ledamöterna i utskottet.
Notera standardprocedurerna som följs av utskottet, vilket kan innehålla delar som bekräftelse av protokollen från föregående möte, ett öppningsmeddelande (anteckning som levererade meddelandet, inte innehållet i meddelandet), och så vidare. Observera också om detta var ett regelbundet möte, eller om det var en särskild session som sammankallades för något ovanligt syfte, till exempel ett nödbudgetmöte.
Markera början på en rörelse genom att placera ordet "MOTION" i stora bokstäver eller understrukna den följt av namnet på den person som föreslog rörelsen (till exempel "MOTION by Colonel Mustard").
Spela in rörelsen exakt som sagt. Rörelsen kan presenteras kursivt. Om det finns en diskussion om den exakta formuleringen av omröstningen innan omröstningen fattas, notera inte debatten, bara presentera det exakta språket i den slutliga versionen av förslaget (till exempel "MOTION av överste senap: kommittén beslutar att formell censur professor plum för att hota herrn grön med ljusstaken. ")
Notera resultatet av omröstningen. Kommittéer kan välja att registrera hur alla i utskottet röstade (ja nej, avstå), numret utan enskilda beslut (godkänt 5 till 3), eller bara resultatet (godkänt).
