Protokoll är en detaljerad lista över ett möte. Protokollet registrerar diskussionsämnen, åtgärder som behövs och beslut som fattas. Protokoll säkerställer att det finns en officiell rekord av mötet och dokumenterar också vem som var vid ett möte och som var frånvarande. Normalt är en person vald att hålla protokollen, vanligtvis en sekreterare eller kassör. Om du har fått möjlighet att hålla protokoll för ett möte, finns det några saker att tänka på för att du ska spela in dem professionellt.
Föremål du behöver
-
Penna eller penna
-
Anteckningsbok
-
Inspelningsutrustning
-
Dator
Notera tid, datum och plats som mötet ägde rum längst upp på sidan i en anteckningsbok.
Använd en inspelningsenhet som du kan spela senare för att hjälpa dig att skriva fullständiga minuter.
Ange namnen på deltagare. Skriv också ned namnen på de personer som förväntades vara på mötet men är frånvarande. Det kan hända att du uppmärksammar vilken frånvaro som är ursäktad. Om så är fallet kan du notera "ursäkta" inom parentes bredvid personens namn.
Följ med mötesagendan. Huvudpersonal får vanligtvis agendan före mötet, och det hjälper dig att spela in varje diskuterat ämne i ordning.
Notera de viktigaste punkterna för varje ämne på dagordningen. Protokollet bör notera eventuella beslut eller uppföljning som behövs för varje dagordningspost.
Lägg till ordet "Åtgärd" under alla agendaposter som har en nödvändig åtgärd från en styrelseledamot eller en deltagare. När du skriver in dina anteckningar, gör ordet "action" djärva och kursiv och lägg den till en egen rad. Detta gör det enkelt att hitta och hjälper till att hålla reda på vem som ska göra vad.
Skriv eller skriv eventuella "Övriga företag" för att märka ämnen som diskuteras utöver de som anges på dagordningen och ange vem som var ansvarig för att föra upp dessa objekt på mötet.
Ange i ditt protokoll överenskommet tid, datum och plats för nästa möte.
Logga ut på dina minuter. Den sista raden i dina skrivna minuter ska innehålla ditt namn och din titel, föregås av en fras som "protokoll som registrerats av."
tips
-
Var noga med att din inspelningsenhet är inkopplad, fulladdat eller har extra batterier.
