Oavsett om det är ett anställningsmöte eller en som involverar chefer, anställda, VD och investerare, behöver någon vara där för att spela in mötet och dela informationen med andra som inte var där. Och eftersom minnen kan vara korta fungerar mötesminuterna också som en påminnelse för de som är närvarande om de diskuterade frågorna, de beslut som fattas och de åtgärder som människor ska ta. Eftersom protokollet fungerar som en guide för framtida affärsrelationer, är det viktigt att organisera och inkludera rätt information. Det börjar med tillförlitliga verktyg.
Välj dina verktyg
När det gäller att välja verktyg, välj de som fungerar bäst för dig och låta dig hålla sig kvar på vad som händer vid mötet och ta sammanhängande anteckningar. För vissa människor är det en bärbar dator eller en datortillbehör; För andra är det en anteckningsbok och penna. Att ha en inspelningsenhet som en röstinspelare eller en smartphone med en inspelningsapp kan också hjälpa dig att granska mötet senare. Om du använder en smartphone, surfplatta eller dator, stäng av ljud, spel eller sociala medier så att du inte blir störd under mötet. Dessa verktyg kan hjälpa dig att ta anteckningar snabbare - men du bör alltid ha en anteckningsbok och några pennor eller pennor som en säkerhetskopia.
Använd en mall
Att utveckla en mall kan hjälpa dig spara tid, eftersom du inte behöver spendera dyrbara stunder under mötet och skriva ut de diskuterade ämnena. Datorprogram, inklusive Microsoft Office, erbjuder företagsmallar som du kan använda - eller du kan utveckla ditt eget tomma dokument med hjälp av agendan som du får före mötet. Dessa mallar har vanligtvis avsnitt som inkluderar "Deltagare", "Åtgärdsobjekt", "Nytt företag" och så vidare, men kolla med din arbetsgivare för att ta reda på om det behövs andra objekt, till exempel namn på aktieägare som deltar, namnen på gäster och mötesplatsen. Högst upp i varje avsnitt skapar du en liten låda med ordet "Time" i det, så du kan skriva ner den tid som sektionen började. På en dator, spara mallen i Word eller ett annat redigerbart format och lämna några tomma mellanslag i varje avsnitt. Om du skapar en mall för att skriva ut och fylla ut för hand, lämna gott om plats i varje avsnitt. När du skriver brådskor skriver du ofta större och tar upp mer utrymme än du skulle om du hade mer tid.
Vad ska ingå och vad som ska gå ut
Syftet med att ta protokoll på ett möte är att inte spela in varje sak som folk diskuterar, men istället för att spela in de saker som hände, föreslår "Roberts Order of Order", en kort bok som beskriver hur man hanterar parlamentariska möten. Denna bok används ofta av ideella organisationer och företag som en guide för att köra möten. När det gäller att följa anteckningar, slösa inte bort din tid att skriva ner varje argument som någon gjort för eller mot en viss affärsverksamhet, till exempel. När någon gör en rörelse, till exempel, skriv ner exakt ordalydelsen av rörelsen, vem gjorde det och slutresultatet av omröstningen. Du behöver emellertid inte skriva ned allas kommentarer för eller mot rörelsen. När någon gör en rapport skriver du ned vem som gjorde rapporten, namnet på rapporten, en kort sammanfattning av rapporten och de åtgärder som vidtagits. Och sedan du tar "minuter", skriver du också tiden då beslutet fattades, liksom den tid folk började diskutera objektet.
Utveckla en stenografi
Även om du inte skriver ner varje sak som hände, kan det hända att åtgärden i mötet kanske går snabbare än du kan fortsätta. När det händer, använd din egen stenografi. Du kan till exempel använda förkortningar av vanliga företagsord, till exempel "mgmt" för hantering eller "prod" för produkt eller produktivitet. Använd initialer för personer som är involverade i mötet, till exempel "JS" för John Smith. Symboler som ett frågetecken kan också vara stenografi för "fråga". Till exempel kan du skriva "JS?" för att ange att John Smith ställde en fråga. Utveckla din egen stenografi och översätt det sedan till vad alla kan förstå innan du publicerar mötesnoterna.
