Det kan bli förvirrande att veta vilka dokument du behöver ha när du driver ett litet företag. Ett av dessa dokument, interntjänsteformulär W-9 - Begäran om skattebetalarens identifikationsnummer och certifiering - listar viktiga uppgifter som behövs av dig och Internal Revenue Service för företag, oberoende entreprenörer och dem du gör någon form av betalning till, inklusive anställda och leverantörer under skatteåret.
W-9 Syfte
IRS rekommenderar att du begär att alla leverantörer skickar in en W-9 när du planerar att betala dem till $ 600 eller mer, om de är individer eller oberoende entreprenörer, en fastighet eller en del av en inhemsk förtroende, partnerskap, företag, en begränsad ansvariga bolag, föreningar eller organisationer skapade i eller enligt lagarna i USA Syftet med W-9 är att ge dig juridisk namn och adress till säljaren och skattebetalarens korrekta identifieringsnummer för bokslutsskäl i slutet av året på formuläret 1099. Skatteinformationen på dokumentet kan vara i form av ett arbetsgivar-ID, ett bosättningsnummer för utlänningar eller ett socialt säkerhetsnummer. Dokumentet måste vara daterat och undertecknat av den uppräknade personen eller av en företrädare för den juridiska personen om det är ett företag.
IRS-meddelande
När du skickat ut Form-1099-dokument som anger betalningar som gjorts till leverantörer och andra under året, baserat på informationen från W-9, kommer IRS att skicka ett meddelande till dig om informationen om 1099 inte överensstämmer med dess register. Du måste begära en andra W-9 från de säljare vars information är felaktig. IRS kräver att du behåller W-9-filer för alla till vilka du har betalat mer än 600 dollar under ett skatteår som en del av vanliga lagringspraxis, i allmänhet upp till sju år. Gör det praktiskt att begära uppdaterade W-9s från leverantörer regelbundet för att säkerställa noggrannhet eller åtminstone varje gång regeringen uppdaterar eller ändrar formuläret.
