Inkomsttjänstformulär W-9 används för att erhålla skattebetalarens identifikationsnummer för en individ eller ett företag. Företag använder denna blankett för att få TIN för nya leverantörer. Efter att en första IRS-formulär W-9 erhölls, behöver företagen inte erhålla uppdaterade formulär för etablerade leverantörer. Leverantörer ansvarar för att tillhandahålla en uppdaterad blankett W-9 om viss information ändras.
Uppdatering av W-9 Information
En leverantör är skyldig att förse företaget med en ny formulär W-9 om namnet eller TIN för säljaren ändras. Om leverantörens affärsstruktur ändrar sina beskattningskrav, bör en ny formulär W-9 lämnas.
Användning av W-9
IRS kräver att företagen lämnar in en blankett 1099 för att rapportera betalningar till vissa leverantörer överstigande 600 kronor. Form W-9 säkerställer att företaget kommer att ha tillräckligt med information för att göra en Form 1099-arkivering, om det behövs.
Suppleantformulär
IRS tillåter att företagen använder sina egna formulär i stället för formulär W-9 om den begär väsentligen liknande uppgifter. Till exempel kan ett företag skapa en egen leverantörsinställningsform och skicka den till alla nya leverantörer. Denna blankett kan innehålla både leverantörsinformation som är specifik för företaget samt informationen på formulär W-9.
Form W-9 Information
Form W-9 begär en leverantörs namn, postadress, beskattnings klassificering och socialförsäkringsnummer eller arbetsgivarens identifikationsnummer. Form W-9 eller motsvarande ersättare måste också kräva att säljaren intygar att det angivna skattebetalarens identifieringsnummer är korrekt, att säljaren är en amerikansk medborgare och att säljaren inte är föremål för säkerhetskopiering.
påföljder
Om ett företag begär ett formulär W-9 från en leverantör, och säljaren underlåter att följa, kan säljaren bli föremål för ett straff på 50 USD om inte felet beror på en rimlig orsak snarare än försiktig försumlighet. En säljare kan också åläggas civilrättsliga och straffrättsliga påföljder om felaktig information lämnas.
