Business voicemail skiljer sig från hemmet eller mobilenheten genom att den måste vidarebefordra mer information och har en professionell snarare än en välbekant ton. Delarna av ett företags telefonsvarare inkluderar hälsningen (som anger ditt namn och ditt företags namn), kroppen (som låter folk veta vad man kan förvänta sig av återvände meddelanden) och valedictionen (som vanligtvis är ett enkelt "tack").
Hälsning
"Tack för att du ringde företagsnamn. Du har nått skrivbordet på ditt namn. Jag är för närvarande ute av kontoret och kan inte ringa dig. Vänligen lämna ditt namn, telefonnummer och ett detaljerat meddelande, och jag kommer att skicka ditt samtal så snart som möjligt. Tack."
I stället för att säga "så snart som möjligt" för att returnera meddelanden kanske du vill ange hur snart du kommer att returnera meddelandet, till exempel två arbetsdagar.
Upptagen
Obs! Även om upptagna hälsningar kan vara användbara kan de ibland vara besvärliga, eftersom en person som lämnar ett meddelande kan förvänta sig att ett samtal kommer tillbaka tidigare.
"Tack för att du ringde företagsnamn. Du har nått skrivbordet på ditt namn. Jag är för närvarande på ett annat samtal. Vänligen lämna ditt namn, telefonnummer och ett detaljerat meddelande, och jag kommer att skicka ditt samtal så snart som möjligt. Tack."
Detaljerad
Detaljerade hälsningar är användbara eftersom de verkar vara mer professionella. Men detaljerade hälsningar är ofta mer tråkiga att fortsätta.
"Tack för att du ringde företagsnamn. Idag är vilken dag i veckan och du har nått skrivbordet till ditt namn. Jag kommer att vara ute från kontoret till datum vid tid. Om du behöver hjälp före det, vänligen kontakta namn på person på telefonnummer. Tack."
