En bidragsansvarig ansvarar för att övervaka bidragsförslag, övervaka bidragsmedel och se till att all bidragsverksamhet överensstämmer med kontraktet. Administratören måste vara bekant med alla deadlines och mätbara resultat och producera korrespondens, skapa rapporter och hålla register för att bevisa att alla villkor för bidraget är uppfyllda. Datainsamling, datainmatning och analys är en del av processen. Grant administration är en professionell verksamhet som kräver noggrann uppmärksamhet på detaljer och teknisk expertis.
Organisera
Samla in och organisera bidragsförslaget, alla säkerhetsmaterial och efterföljande korrespondens relaterade till priset. Använd bidragssektionerna som utgångspunkt för organisationen, med en fil för varje mätbart resultat, till exempel. Fil alla data som samlats in enligt resultatet som det hänvisar till, så informationen är lätt tillgänglig när det är dags att göra månads- eller bokslutskommunikéer. Det är mycket pappersarbete som är inblandat i en korrekt administration av ett bidrag och detta måste omsorgsfullt organiseras.
Identifiera och lämna in erforderliga blanketter på det sätt och den tid som anges i kontraktet. Att skapa en checklista och tidslinje tidigt i processen kommer att bidra till att säkerställa överensstämmelse.
Bestäm och implementera datainsamlingssystem som är nödvändiga för att uppfylla villkoren för bidraget. Varje mätbart resultat som anges i bidraget måste bevisas med dokumentation. Om du till exempel lovade att anmäla 50 elever måste du ha anmälningsblanketter och inloggningsblad i skriftlig form.
Övervaka budgetar: Spåra utgifter för att säkerställa inköp och utgifter görs enligt budgetposter i budgeten och utfärdar rapporter regelbundet på utgifter så att personalen vet var de står i fråga om inköp och budgetbegränsningar.
Få godkännande för bidragsändringar enligt vad som är tillåtet enligt kontraktsvillkoren när bidragsperioden går framåt och behovet av förändringar blir uppenbart. Eventuella ändringar i bidragsvillkoren måste godkännas av organisationens verkställande direktör.
Övervaka framstegen mot mål och utlovade resultat och föreslå ändringar om dessa inte uppfylls. Om närvaro mål inte uppfylls, måste personal som ansvarar för rekrytering varnas så att de kan vidta korrigerande åtgärder.
tips
-
Skriv administratörens lön i bidraget som en rad i budgeten. Om administratören hanterar mer än ett bidrag, skriv dem in som en procentandel av den tid de behöver för att administrera varje bidrag.
Varning
Gör inte misstaget att du förväntar dig befintlig personal att hitta tid att administrera ett stort bidrag. Bevilja utmärkelser på $ 100.000 och mer kräver mycket tid och expertis för att säkerställa överensstämmelse och överensstämmelse är nödvändigt om du hoppas kunna få finansiering i framtiden.
