Under en revision kan företagsledningen känna att de har liten makt över processen eller revisionsresultatet. Men när en revision har slutförts av internrevisionsavdelningen, revisorerna eller de externa revisorerna, tar företagsledningen över och ansvarar för att utarbeta ett svar på rapporten. Revisionssvar bör vara specifika, aktuella och ha den nödvändiga budgeten tillgänglig.
Att skriva ett solidt revisionssvar är viktigt, eftersom revisorerna och verkställande ledningen kommer att hålla företagsledningen ansvarig för att leverera eventuella kontrollförbättringar de åtar sig.
Att reagera på en revisionsrapport
Åtgärda specifika lösningar för kontrollsvagheten identifierad av revisorerna och tillåter inte utrymme för tolkning av dina avsikter. Revisorerna kommer att granska ditt revisionssvar och avgöra om det kommer att lösa de kontrollsvagheter de har identifierat. Om ditt förhållande till revisorerna tillåter, kontakta dem när du skriver varje svar och få feedback. Var så tydlig som möjligt i ditt svar eftersom revisorerna kommer att återvända för att verifiera att du har vidtagit de åtgärder du åtagit sig.
Ange realistiska datum för att genomföra dina kontrollförbättringar, som rekommenderas av New York State Office of State Comptroller, och vara generösa utan att vara överdriven. Kontrollsvagheter, särskilt de som är relaterade till informationstekniska system, kan ta längre tid att lösa än vad som ursprungligen planerats. De flesta revisionsavdelningar och verkställande företagsledare kommer att förvänta dig att leverera förbättringar i det schema du har ställt. Ändringar av tidsramen kan vara tillåtna, men kommer att gynnas om inte en drastisk förändring har uppstått i ditt företag för att kräva förändringen.
Bekräfta att du har budgeten på plats eller kommer att ha den på plats för att göra de kontrollförändringar du åtar dig i ditt revisionssvar. Identifiera alla kostnader, inklusive utrustning och systemuppgraderingar, procedurhandbok omskrivning och ytterligare antal anställda som krävs för att lösa kontrollsvagheten. Escalera din budget behöver till din chef och se till att medel omfördelas från andra områden eller att nya medel släpps för att möjliggöra leverans av förbättringarna inom dina tidsramar. Generellt kommer verkställande ledningen att förstå behovet av kontrollförbättringar rekommenderade av revisorerna och hitta medel för förändringarna. Om du åtar dig att kontrollera förbättringar i ditt revisionssvar och inte kan leverera dem på grund av budgetbrist, accepterar revisorerna inte detta som en ursäkt.
Utse en individ eller personer som kommer att ansvara för genomförandet av kontrollförändringarna. Flera individer kan vara ansvariga om förändringen innebär mer än en avdelning, t.ex. verksamhet, teknik och personal. Se till att de namngivna individerna har befogenhet att göra förändringarna hända.
tips
-
Oavsett hur frustrerad du är med revisionsprocessen eller dess resultat, försök att hålla din interaktion med revisorerna och dina svar affärsmässiga. Ditt professionella beteende kommer att betala utdelning när du interagerar med revisorerna i framtiden.
