Hur man planerar ett konferenssamtal. I företagsvärlden är möten en viktig del av kommunikationen. Ett sätt att genomföra möten där deltagare kan vara i olika kontor, eller till och med olika delar av världen, är genom att planera ett konferenssamtal. Även om konferenssamtal kan vara ett bekvämt sätt att kommunicera, finns det några steg du borde ta för att planera en framgångsrikt. Följ dessa tips för att planera ett konferenssamtal.
Beslut om datum och tid för ditt konferenssamtal. Var noga med att ta hänsyn till deltagare som bor i olika tidszoner när de planerar tiden.Du vill inte planera ett konferenssamtal en tid före eller efter att dina kollegor normalt borde vara på kontoret.
Ordna ett telefonnummer från ditt företags konferenscenter eller kontakta en online-leverantör som underlättar konferenssamtal. Det handlar ofta om att skapa och betala och betala en liten avgift, men det är ett bekvämt alternativ om ditt företag inte erbjuder konferenstjänster.
Förbered en mötesförfrågan med information om datum, tid och förslag till ämne. Detta ska skickas via e-post till konferenssamtalets deltagare flera veckor före tid för att ge dem gott om tid för att rymma ditt konferenssamtal. Var noga med att inkludera specifika uppringningsinstruktioner och eventuella PIN-nummer som deltagarna behöver för att få tillgång till samtalet.
Skapa en agenda för konferenssamtalet. Din agenda ska täcka vad du vill att konferenssamtalet ska uppnå, vilka leveranser som krävs efter samtalet och vilka deltagare som ska ansvara för nästa steg.
Skicka dagordningen och eventuella kompletterande uppgifter som deltagarna kommer att behöva granska flera dagar före samtalet. Du kan inkludera kalkylblad eller rapporter som ger bakgrund till det ämne du planerar att adressera.
Uppfölj personligen med deltagare som du inte har fått bekräftelse från dagen före konferenssamtalet. Ett telefonsamtal är bäst i det här fallet, eftersom deltagaren kanske inte har fått ditt mail med mötesförfrågan.
