Visst vi alla känner till våra abcs och tror att vi kan fila ok, för enligt alfabetet kommer Adam före Ant. Men var går AWC Company? Efter myran I kontorskomplexet jobbar jag, papper och filer är ofta arkiverade felaktigt vilket gör det svårt att hitta nödvändiga dokument. Med några enkla regler kommer du att kunna lägga allt på rätt plats.
Samma efternamn, annorlunda förnamn. Enkelt, när objektet du arkiverar har samma efternamn men ett annat förnamn bestäms filningsordningen av förnamnet. Så Adams, John kommer före Adams, Sam i ditt arkivskåp.
Samma efternamn, samma förnamn. Lite svårare men det finns andra saker att tänka på. Om det finns en initial bestäms ordern av början så Adams, John B. är placerad före Adams, John D. Om ingen initial, använd sedan staten personen eller företaget befinner sig i, och om det är detsamma, Använd sedan staden, följt av gatunamn och slutligen gatunumret. Arbeta från det större området till det mer specifika området när du bestämmer arkiveringen.
Initialer. Initialer som används i ett företagsnamn anses som om varje bokstav var ett separat ord. Så om du placerar en fil för AWC Company skulle det komma före Adam Company eftersom varje bokstav i det första företaget anses vara ett separat ord. 'A' av sig själv är arkiverat alfabetiskt före ett längre ord.
Förvirrande företagsnamn. Hur filmer du Paul Smith Company? Under Paul eller Smith? När det gäller företag eller handelsnamn, fil med förnamn. Så Paul Smith är inlagd under P för Paul och inte S för Smith.
Nummer och förkortningar. Dessa är arkiverade som om de stavas ut. 3 Sisters Restaurant är arkiverad under T för tre. St Joseph-kyrkan är arkiverad som om Saint stavades ut. Så filen för St Joseph Church skulle placeras före Sam's Diner eftersom Sai kommer före Sam.
tips
-
Dessa är standard arkiveringsmetoder. En dator filar inte på det här sättet. En dator läser varje namn bokstavligen så Adam Company i steg 3 kommer att vara före AWC Company om det inte finns några mellanslag mellan bokstäverna. Datorn kommer också att sätta siffror före bokstäverna och anser inte att St. i St Joseph är faktiskt ordet Saint. Om du sammanställer en datorlista och vill ha den i överensstämmelse med ditt arkivsystem, måste objekt anges så att datorns sortering blir densamma. Så du skulle behöva placera mellanslag mellan bokstäverna i A W C Company, stava ut nummer 3, och så vidare.
