Verifiering och fotokopiering av en ny anställds socialförsäkringskort istället för att bara skriva ner numret är bra affärspraxis. Det kan hjälpa till att förebygga misstag som att utfärda W-2 löne- och skattedeklarationer med felaktiga personnummer. Om det händer, korrigera felet i dina poster och utfärda en ny W-2-formulär till din anställd.
Rätta och skriva ut
Så snart felet upptäckts anger du rätt nummer i medarbetarens lönepost för att se till att det inte händer igen. Rensa sedan felet och skriv ut en ny W-2-blankett för Socialförsäkringsverket och arbetstagaren. Informera din anställd om att eftersom det inte har påverkat resultatinformationen behöver han inte lämna in en ändrad avkastning.
Fyll ut formulär W-2C
Om du redan har lämnat in din anställdas W-2-formulär måste du ange en ändrad W-2C-blankett hos Socialförsäkringsverket. Fyll bara ut den övre sektionen om all återstående information på blanketten är korrekt. Ange ditt företagsnamn och kontaktuppgifter i ruta A, ditt federala arbetsgivaridentifikationsnummer i ruta B och räkenskapsåret i ruta C. Ange medarbetarens korrekta SSN i ruta D. Placera en kryssmarkering i ruta E för att ange det nummer du har angett är ett korrigerat nummer och ange det felaktiga numret - det nummer du ursprungligen rapporterade - i fält F.
