De flesta personer i näringslivet skickar rutinmässigt dokument som ett bifogat e-postmeddelande. Det är dock bäst att skapa en bra mapp för postutskickning. Ditt mål att skriva något dokument för affärsändamål är att inkludera information som den andra parten behöver på professionellt språk. Detta betyder inte att språket ska vara högblåst eller dunkelt. Om de som läser dokumentet kanske inte fullt ut förstår, överväg att skapa en separat sida med punktinformation för att förklara huvuddokumentet.
Samla all information du behöver för ditt dokument. Ge tydlig information i dokumentet i en teckensnittstorlek som andra lätt kan läsa. Experimentera med teckensnittstorlekar och utskriftsformat för att skapa ett bra visuellt intryck. Fråga någon du litar på att granska dokumentet innan du skickade det ut.
Placera namnet, titeln och avdelningen för den person som kommer att få dokumentet. Inkludera namnet på dokumentets författare, e-postadress och telefonnummer. Skriv den här typen av information längst upp till höger på omslagssidan, eller centrera informationen längst ner.
Skriv en sammanfattning med vilken information dokumentet levererar. Ange till exempel att dokumentet är ett bud på ett uppdragsuppdrag. Begränsa sammanfattningen till en halv sida eller mindre. Skriv det här avsnittet som om läsaren inte har någon aning om vilken information som finns i dokumentet. Sammanfattningen ska ge information som den person som tar emot dokumentet kan behöva dela med andra.
Ge information om projektet du vill diskutera genom att börja med den viktigaste informationen först. Engagera läsarens intresse och försök hålla det genom varje stycke. Affärsdokument tenderar att bli tråkigt med för mycket verbiage. Skapa underrubriker för att presentera informationen på ett mer intressant sätt.
Måla en bild med dina ord. Hjälp läsaren att visualisera punkterna du försöker göra genom att använda språk som beskriver vad som behöver hända.
Varning
Skriv ett företagsdokument på läsarens nivå. Om du planerar att hyra ett grävföretag för att dra smuts från en byggarbetsplats, använd språk som företaget skulle använda i sin dagliga verksamhet, inte en vetenskaplig beskrivning.
